企業信箱應該升級成 Google Workspace 嗎？
Gmail 個人與企業信箱的差別
Gmail 雖然可以免費使用，但在管理、協作及安全性方面，相較於付費的企業信箱版本（Google Workspace 內建的 Gmail）仍有許多限制。例如，個人 Gmail 並未提供統一的管理平台，使得企業難以集中管理員工帳號和資料；其協作功能也較為基本，不適合需要高度協作的企業環境；而在安全性方面，雖然提供了基本的保護，但對於需要高級保護的企業敏感資料來說，這樣的保護遠遠不夠。
此外，企業版 Gmail 提供了專屬的郵件地址名稱「~~~@企業網域名稱.com」，與一般的「~~~@gmail.com」相比，提升了企業的專業形象並支持品牌一致性。它甚至允許使用者根據不同子公司或部門的需要切換多達600個不同的網域名稱，十分靈活且具擴展性。
本文將深入比較個人與企業版 Gmail 的三大差別，為您的選擇提供更全面的參考依據。
差別一、 Gmail 企業信箱的管理權限
企業版：企業擁有所有帳號的最高管控權 ⚙
Gmail 企業信箱的帳號所有權屬於企業，透過管理介面，可以統一管理員工的帳號、資料及權限，從設定員工的帳號使用期限、密碼強度到存取權限等都可以精細操作。此外，Google Workspace 允許管理員進行詳細的權限控制，不僅限於基本的帳戶開關，還包括對各種應用程式的訪問級別控制，如 Gmail、日曆、雲端硬碟等，確保員工的操作符合企業的安全和管理政策。另外還能設定僅限業務部門才能與企業外部人士（客戶、廠商等）進行檔案的分享與傳輸，如此一來內勤或行政部門的人員便不具有對外分享檔案的權限，諸如此類細緻的權限設定能夠更好地保護企業資料，並確保每位員工只能存取對其工作必要的資源。
個人版：帳號資訊可能跟著員工一起「離職」⚠
反之，個人 Gmail 的帳號所有權是由個別使用者所有，企業無法管理員工的帳號、資料以及權限。這意味著當有職員離職或更換工作時，該職員帳號累積的所有檔案與資料便有可能跟著一起「離職」。這包括使用員工個人 Gmail 帳號所申請的各項 Google 服務（如 Google Analytics、Google Ads 等），如果員工離職後自行變更個人帳密，那企業將再也無法存取和進行業務管理，只能重新申請。
相較之下，Google Workspace 每個帳號底下的檔案都能夠被保存在後台之中，管理員也可以透過資料遷移的功能，將特定帳號的資料轉移至新職員的帳號下。這不僅保障了資料的留存與安全，還降低了因人員異動對業務運營的影響。此外，Google Workspace 提供的進階安全功能，如異地登入警告和異常活動偵測，可以幫助企業及早發現並防範可能的安全威脅，確保公司敏感資料的安全。
| Gmail 個人帳號 | Gmail 企業信箱 | |
|---|---|---|
| 產品定位 | 個人使用 | 企業使用 |
| 帳號所有權 | 個人用戶 | 企業單位 |
| 帳號資料存取權 | 擁有帳密的使用者 | 企業後台的管理者 |
| 資料存取的共享權限 | 需要帳號擁有者的同意並開放 | 擁有所有資料檔案的存取權 |
| 因人員異動喪失個別帳號存取權時 | 喪失與該帳號有關的所有資料、服務的存取權，只能重新建立與申請 | 資料可由管理員進行保存或轉移，使用中的服務也可繼續存取 |
| 帳戶容量 | 15GB | 30GB以上 Google 企業信箱容量詳見價格表 |
| 協作功能 | 簡單的檔案共享 | 共享文件、即時編輯、留言等 |
| 安全功能 | 基本安全功能 | 雙重認證、資料加密、惡意程式防護等 |
差別二、 Gmail 企業信箱的協作共享
個人版：針對個人需求設計
免費的 Gmail 主要是為了滿足個人用戶的需求而設計的，如果將其當作企業信箱來使用的話，尤其在員工人數較多的公司中，它在團隊協作方面的不足就會變得尤為明顯。例如，共享雲端檔案時，若需分享給4人，則需逐一輸入4次不同對象的信箱地址，並分別設定權限。這種方式不僅費時費力，而且容易出錯。
此外，個人 Gmail 也缺乏內建的團隊管理功能，使得檔案共享和協作變得繁瑣且效率低下。特別是在需要頻繁在多個團隊之間共享和協作文件的中大型企業，這些限制可能會大大影響工作流程和生產力。
企業版：強化企業協作與共享
相比之下，Google Workspace 是從企業和團隊協作的角度出發設計的，提供了更加強大和靈活的協作工具。它允許文件的即時共享和協作，可以部門或公司為單位來輕鬆設定共享範圍和調整存取權限。這種方法不僅提高了協作效率，還增強了文件管理和資料安全。
此外，Google Workspace 的團隊協作工具不僅限於文件共享。它還提供了群組信箱、日曆共享、視頻會議等功能，並且保證高達 2,000 封的每日發信限額，對於需要與大量客戶或供應商保持聯絡的企業來說顯得相當重要。（想了解更多 Google 企業帳號費用資訊請參考台灣地區 Google Workspace 費用表）
差別三、 Gmail 企業信箱的安全性
個人版：基本安全性設計
Gmail 雖然包含了基本的安全功能，例如垃圾郵件過濾和經過加密的連線等，可以防止一般性攻擊，但這些措施在企業環境中可能顯得不夠充足。企業擁有大量敏感資料，需要更高層次的安全保護。在使用個人 Gmail 信箱的情況下，企業需要自行投入更多資源來採取額外的安全措施，像是安裝第三方安全軟件，例如防火牆、入侵偵測系統等，以防止更複雜的攻擊，或是進行定期的安全培訓，提高使用者的安全意識等等，這些不僅增加了成本，也增加了管理的複雜性。
企業版：綜合安全功能
Google Workspace 企業信箱的安全功能主要針對企業級需求，提供全面的保護措施，包括雙重認證要求使用者在輸入密碼後，再輸入一次來自手機或其他裝置的驗證碼，以防止帳號被盜用；將資料進行加密，以防止在傳輸或儲存期間被竊取或洩露；利用先進的 AI 技術，檢測和阻止惡意程式和垃圾郵件；管理控制台讓IT管理員可以實時監控並調整安全政策等等，透過綜合的安全措施來確保企業資料的安全。
※ Google Workspace 企業信箱的安全功能經過國際標準組織 (ISO) 27001 以及美國國家標準與技術研究院 (NIST) 的認證。
常見問題
QGoogle Workspace 企業信箱跟企業版 Gmail 是一樣的嗎？可以只購買 Gmail 功能就好嗎？
Q我要如何評估是否改成付費的企業信箱版本？
Q當我改用 Gmail 企業信箱，會有什麼事情不一樣了？
基本的收發功能是一致的，反而因為 Gmail 企業信箱提供了豐富的功能和自動化工具、應用程式整合，可以幫助您更有效地完成工作。企業能夠方便管理雲端的權限與使用空間，大家可以遵循一套運用政策，而不會各自為政，日後交接時也可以降低交接的難度。而在客戶應對上，不但使用專屬的電子郵件地址（如@yourcompany.com）可以增强專業形象，也會因為讀取回執、自動回覆等功能增強與客戶的互動。更多功能請參考：Gmail 企業信箱有哪些功能。
Q如果我決定繼續使用個人版，會有什麼風險嗎？
個人版有儲存空間限制，而且是 Gmail、Google Drive 和 Google 照片共享的，容易在不知不覺中達到上限而無法收發新郵件、其他雲端服務無法使用，您可能必須快速刪除郵件或檔案，數據意外遺失的風險較高。
而對企業來說，使用@gmail.com不如專屬的企業信箱地址來得專業，安全性也不夠，若因為帳戶被盜而讓重要資訊洩漏的話就得不償失了。延伸閱讀：為什麼 Gmail 企業信箱適合公司使用？、企業版 Gmail 如何保護您的帳戶安全？
Q對使用者來說，企業版 Gmail 有哪些功能是個人版沒有的嗎？
Google 可能會不定期更新其服務，請以Google 官方說明中心為準。以下列舉幾個與使用者較相關的功能供您參考：
- 讀取回條：可追蹤郵件的傳遞情況，知道對方是否已收到和閱讀了電子郵件，確保重要資訊已被傳達。
- 電子郵件範本：企業版 Gmail 的範本具備較完善的設定與管理選項，可以節省撰寫郵件的時間和精力、保持一致的溝通風格、提高工作效率。
- 自訂版面配置：可以創建更美觀和專業的品牌電子郵件，提高品牌形象，並加深客戶印象。
- 郵件合併：可快速將相同的電子郵件發送給多位收件人，提高效率，減少重複性工作。
Q購買 Gmail 企業信箱之後，我的 Email 跟密碼也會變嗎？原本的個人版 Gmail 還能使用嗎？
當您升級到企業版時，您將會獲得一個新的企業信箱帳號，而個人版信箱仍然可以使用，它會與企業信箱帳戶分開。
Q改成企業信箱等於全部重來嗎？之前使用個人版 Gmail 的郵件可以轉移嗎？
Google 管理控制台的資料遷移服務可讓您輕鬆將使用者的郵件、聯絡人和日曆遷移到 Google Workspace。請參考 Google 官方說明文件：資料遷移服務。
Q個人版 Google 帳號的檔案可以直接轉移到 Google Workspace 嗎？
個人版 Google 帳號的檔案無法直接移至 Google Workspace，需要將檔案下載並重新上傳至 Google Workspace。
Q之前儲存的聯絡人，要怎麼設定到企業信箱？
您可以將個人版 Gmail 的聯絡人匯出後，再匯入到您的企業信箱。或是您可以嘗試看看田中系統特別為客戶開發的「共用通訊錄」，可將通訊錄共享給您的個人信箱和企業信箱。
Q如果還有人寄信到個人版信箱怎麼辦？
可以設置郵件轉發，將從個人版收到的郵件自動轉發到企業信箱。
請參考 Google 官方說明文件：匯入及轉寄電子郵件。
QGmail 企業信箱要付多少錢？怎麼獲得折扣？
田中系統的網站提供所有版本的費用，價格透明無隱藏費用，請參考：Google Workspace 價格表。
若您購買20個帳號以上，帳號數越多能給的優惠空間越大。
Q購買Gmail 企業信箱後，還能退回個人版嗎？
企業版跟個人版是分開的兩個帳號，互不影響。田中系統提供30天免費試用機會（Google 官方只有14天），您可以先試用再決定是否採用喔！如果試用後覺得不適合，只要刪除 Google Workspace 帳戶即可。延伸閱讀：我的公司適合使用企業版 Gmail 嗎？。
Q為什麼我只是要「Gmail 企業信箱」，卻得購買 Google Workspace 套組？
Gmail 企業信箱是屬於 Google Workspace 內的其中一項功能，包含 Gmail、Google 日曆、Google 文件、Google 試算表、Google 簡報等多項功能。如果您只需要使用 Gmail 企業信箱，Business Starter 版本即可滿足，請參考：Google Workspace 價格表。
