Gmail 信箱：企業專用電子郵件
功能特色、常見問題完整介紹
Gmail 信箱是世界上最受歡迎的電子郵件服務之一，自 2004 年推出以來，已在全球擁有超過 20 億活躍用戶，根據資策會調查，台灣也有超過 80% 的民眾使用 Gmail。在本文中，我們將針對 Gmail 信箱的功能、隱私與安全性、與其他郵件服務的比較、業務應用等進行全面探討，幫助您更好地評估是否要採用 Gmail 作為企業信箱。
Gmail 信箱是什麼？
Gmail 信箱是 Google 提供的電子郵件服務，分為個人版、企業版與教育版三種，其中最主要的差異在於企業版提供更大的儲存空間、更強大的搜索功能、更高級的安全和隱私保護，並搭配管理和協作工具，更能符合企業和組織的使用需求，下文介紹也將以企業版 Gmail 為主。
Gmail 信箱有哪些功能？
如果您每天有大量的公務信件，除了基本的收發信件之外，Gmail 信箱還提供許多讓企業用戶使用上更加便利的功能，把郵件管理變輕鬆之後，注意力自然能夠集中在最重要的郵件上。主要功能列舉如下：
自動過濾垃圾郵件
阻擋超過99.9%的垃圾郵件、網路詐騙和惡意攻擊，不需額外安裝軟體或建置防火牆。
篩選器可自動處理來信
可設定篩選器對信件自動進行刪除、封存、回覆、歸檔或標記為讀取，不用一封封處理。
自訂標籤，清楚分類
允許用戶以多種方式分類郵件，比方說根據主題、類別或發件人等資訊來分類，方便管理。
自動回覆，即時回應
當您因為休假、沒有網路等因素無法接收信件時，可設定自動回覆告知對方，不會因為遲遲未回覆而造成客戶不好的觀感。
進階搜索，速查郵件
您可以透過關鍵字詞、日期範圍、收寄件人等多種進階條件來查找郵件，不論您的收件匣有多滿，都能迅速找到所需的信息。
雙重認證，帳戶更安全
若啟用雙重認證，登入時除了輸入密碼之外，還需要輸入隨機生成的一次性密碼，可有效避免帳戶密碼被破解或盜用。
允許30秒內收回
可以讓您在寄出信件後，在 30 秒內將信件收回，以免在匆忙中寄出錯誤的信件。
可預訂排程寄信
可選擇特定的時間日期寄信，讓您在非工作時間或不方便收發郵件的情況下，安排好信件寄送。
整合日曆快速安排會議
不用離開 Gmail 就能在信中插入會議時間，提供有空的時段，讓收信人點選並新增日曆活動。
為什麼 Gmail 信箱適合企業使用？
根據 G2 Crowd, Inc.（知名的企業軟件和服務評論網站） 的調查顯示，Gmail 企業信箱在客戶滿意度上獲得了4.6星的高分（滿分為5星），除了界面簡潔直觀、易於上手之外，更有以下六大特點，讓 Gmail 信箱成為眾多企業首選的電子郵件解決方案。
可用性高又不須維護
傳統主機維護成本較高，並且容易出現漏信和當機問題。而 Gmail 信箱依靠的是 Google 強大的基礎設施，不但能保證 99.9% 的時間運作正常，不會無預警暫停服務，隨時保持在最新版本也是雲端軟體的一大優點。
強大的安全防護
傳統主機往往在安全性和管理上面臨更多挑戰，尤其是在抵禦釣魚信件和病毒攻擊方面。而 Gmail 信箱使用先進的機器學習技術，並且持續更新防護，讓您免受釣魚攻擊或是隱藏在附件中的潛在病毒等侵擾。
應用程式整合性高
Google Workspace 的應用程式之間都能無縫接軌，所有郵件、活動和通訊錄資料也能進行雙向同步。在 Gmail 信箱介面中即可透過 Google Meet 或 Google Chat 與同事交流、傳送日曆邀請，使遠程協作變得更加便捷。
以域名作為郵件地址
有別於@gmail.com的命名方式，企業版 Gmail 信箱可以將郵件地址設定為企業域名，例如 service@[貴公司網域]，以提高專業形象與客戶的信任感。
可設定群組信箱
可設立共用的群組信箱，不但相關成員都能收信查看，也能以該信箱名義發信或回覆，顯得更加專業。此外，群組信箱為虛擬信箱，不需要額外付費喔！
可留存郵件供日後稽核
高階版本的保管箱服務可對來往信件執行保留、搜尋、匯出、永久留存以供查詢等等。不須額外購買軟體，便能以相對較低的成本來達成資訊留存與蒐集。
可集中設定控管郵件
管理員可管理所有成員的郵件儲存空間、郵件保留天數等，也可自訂垃圾郵件篩選器、允許或封鎖特定寄件者的郵件等，以高效率的方式來確保公司系統安全。
可設定內容規範規則
管理員可設定多項規則來拒絕、隔離或傳送郵件，例如禁止特定群組互傳郵件、拒絕寄出可能含有公司機密的郵件、隔離來源不在指定 IP 位址範圍內的郵件等。
統一設定使用者簽名檔
如果公司需要為法律、資訊或促銷用途的外寄郵件加上註腳文字，例如法規遵循、公司宣傳訊息或標準簽名等，管理員可為所有使用者建立相同的簽名檔。
Gmail 信箱如何保護您的帳戶安全？
從企業或管理者的角度來看，Gmail 信箱強化了用戶身份驗證、透過機器學習來過濾垃圾郵件、使用 TLS 連線與加密傳輸數據，並提供高級的管理控制功能，允許管理者設置細緻的安全政策和監控員工的電子郵件活動，皆有助於保障您的帳戶安全。
管理員控制
管理員可透過控制台進行安全設置，如：啟用雙重認證或強密碼、禁止弱密碼、限制登入嘗試次數、密碼防護警示等措施。
數據隔離與加密
將數據隔離在不同的數據中心，以免被竊取所有用戶數據。高階版本的代管式S/MIME可加密郵件、加入數位簽章以提升安全。
安全審計報告
提供安全審計功能，幫助企業監控其電子郵件系統的安全狀態，包括：電子郵件活動報告、安全事件報告、數據泄露報告等等。
集中管理
允許管理者從單一位置管理所有用戶帳戶的安全設置，讓管理者能夠更有效地管理安全策略和監控電子郵件活動。
自動化
提供自動化功能，幫助管理者簡化安全管理任務，例如自動化安全策略配置、自動化安全監控、自動化安全事件響應。
數據主權
可將數據存儲在自己的數據中心，以控制數據的存儲位置、存儲方式和訪問權限，來降低數據泄露的風險，並確保數據合規。
隱私沙盒
允許用戶在發送含敏感信息的電子郵件之前，先在沙盒中預覽，Gmail 信箱會通知是否檢測到安全風險，以避免發送含有惡意軟體或有害內容的電子郵件。
安全密件
允許用戶發送加密的電子郵件，只有收件人才能解密。安全密件使用了 AES-256 加密算法，可以有效防止第三方竊取電子郵件內容，保護您的敏感或機密訊息。
安全瀏覽器
允許用戶啟用安全瀏覽器，當用戶在 Gmail 信箱點擊電子郵件中的連結時，安全瀏覽器會檢查連結是否指向惡意網站，阻止惡意軟體的下載和安裝。
我的公司適合使用 Gmail 信箱嗎？
若您符合以下任一項，Gmail 信箱都有可能是適合您的解決方案，若您對企業版 Gmail 信箱有興趣，也歡迎隨時聯絡我們，由專人為您提供諮詢服務。
| V 希望郵件的搜索和分類能更加輕鬆有效率 | V 公司信箱要能夠提高大家的生產力 |
| V 願意投資能提高生產力的解決方案 | V 信箱只是一部分，希望能使用更多提高生產力的工具 |
| V 需要能夠集中管理的郵件系統 | V 使用上要能符合安全與合規性 |
| V 公司並非永遠只用同一套系統 | V 公司願意轉換到能提高生產力的系統 |
| V 公司或產業不排斥雲端 | V 需要較高的郵件容量 |
| V 公司人數規模在17人以上 | V 不會在 Google 限制的國家或地區使用 |
常見問題
QGoogle Workspace 跟企業版 Gmail 信箱是一樣的嗎？可以只購買 Gmail 功能就好嗎？
Q透過田中系統來導入企業版 Gmail 信箱，有什麼好處？
透過田中系統購買Google Workspace 帳號的話，除了有專屬的客戶服務平台，由親切的台灣客服在上班時段 10 分鐘內回覆問題外，也提供相當多的延伸應用服務，歡迎參考田中系統服務一覽。
Q企業版 Google Workspace 要付多少錢？怎麼獲得折扣？
田中系統的網站提供所有版本的費用，價格透明無隱藏費用，請參考：Google Workspace 價格表。若您購買 20 個帳號以上，帳號數越多能給的優惠空間越大。
Q公司過去是使用 Outlook，改成 Gmail 信箱會差異很大嗎？
基本的收發信、聯絡人等功能是相同的，主要差異在使用介面，但 Gmail 信箱介面相當簡單好上手，且提供更豐富的管理與篩選功能，可參考官方說明文件：Outlook 和 Gmail 信箱的差異。此外，田中系統提供30天免費試用機會（Google 官方只有14天），您可以先試用再決定是否採用。導入後田中系統也有提供管理員或使用者的教育訓練課程，不用從頭開始摸索。
QGmail 信箱需要安裝軟體或是有瀏覽器的限制嗎？
您可以透過多款熱門瀏覽器使用 Gmail，例如 Chrome、Firefox 和 Safari，行動裝置也能安裝 Gmail 的應用程式，可在 App Store或 Google Play 商店下載，即使不在辦公室內也能輕鬆使用 Gmail。
QGmail 信箱免費與付費版有何不同之處？
一般個人 Gmail 信箱雖然不用付費，但要作為企業信箱使用的話，Google Workspace 的 Gmail 功能會更加符合企業需求，例如可自訂電子郵件地址 (@<貴公司名稱>.com)、可設定群組電子郵件、99.9% 正常運作時間服務滿意保證、比免費版超出2倍以上的儲存空間、零廣告、全年無休支援等等。
延伸閱讀：Gmail 信箱：個人與企業版（Google Workspace 企業信箱）的差別
Q可以將現有的電子郵件遷移至 Google Workspace Gmail 信箱嗎？
可以，您可以將電子郵件從原本的環境（例如 Microsoft®、IBM® Notes® 等系統）匯入到 Gmail。
延伸閱讀：將貴機構的資料遷移至 Google Workspace
Q不同 Google Workspace 版本的 Gmail 信箱有什麼差異嗎？
Google Workspace 各版本提供的 Gmail 信箱在儲存空間、存取控制、安全性選項、支援等級和部分進階功能方面可能有所不同。較高等級的版本包括更多儲存空間（目前最高可達 5 TB）、更強的資料保護措施、更細緻的管理控制。
延伸閱讀：Google Workspace 價格表、Google Workspace 版本選擇指南
Q如果想要郵件地址中包含企業網域，設定上會很麻煩嗎？
您需要變更網域的 MX 記錄，將收到的郵件導向 Google 的郵件伺服器，可參考官方說明文件：Google Domains：啟用 Google Workspace 的 Gmail 服務，如果希望委託田中系統處理，請參考我們的網域註冊與 DNS 管理服務。
