最詳細的 Google Workspace 功能介紹，活用方法及厲害之處一次告訴您

專欄發布日期：2024.10.06

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Google 的辦公軟體「Google Workspace」有許多便利的功能，具體來說 Google Workspace 功能有哪些？與其他辦公軟體比較又有哪些優勢？下方為您一一介紹。

Google Workspace 是什麼？

Google Workspace 是 Google 開發的商用雲端辦公軟體，有 Gmail、Google 雲端硬碟、Google Meet 等多項應用程式。無論身處何地，都能與夥伴們透過雲端同步工作。伴隨遠端辦公的普及與現代工作型態的改變，Google Workspace 成為現代工作不可或缺的工具。

Google Workspace 功能介紹

Google Workspace 作為商用雲端辦公軟體，具體來說有哪些好用的功能呢？

① 電子郵件地址顯示企業網域

Google Workspace 的帳戶可使用顯示企業網域的電子郵件地址，能提升客戶對信件的信任感。免費版 Google 帳戶雖然也有電子信箱，但可能會影響企業給使用者的專業度及信賴感。

② 雲端硬碟有更多儲存空間

免費版 Google 帳戶的雲端硬碟容量為15GB，升級 Google Workspace 即可增加容量上限。雖然依照購買的 Google Workspace 版本不同，可增加的容量上限不一，但每1名使用者可以增加至30GB～5TB，與免費版相比多出更多儲存空間。

③ 遠端辦公輕而易舉

所有 Google Workspace 功能皆在雲端操作，故只要有網路無論是居家或遠端辦公都沒有問題。如您常因不去公司就無法查找資料而困惱，推薦一定要試試 Google 雲端辦公軟體。

④ 針對不同功能強化安全性

免費版 Google 帳戶無法對使用者進行密碼長度或安全性的管控，升級 Google Workspace 後，除可要求使用者使用高強度密碼，還能過濾垃圾信及廣告信等。除此之外，Google Workspace 還有許多在標準安全性上進一步強化的功能。舉例來說：

• 當收到可疑信件或裝置遭駭入時，會立即收到系統警告通知
• 事先過濾垃圾信件
• 遠端封鎖裝置登入帳戶

另外，管理員可以強制要求使用者設定帳戶2步驟驗證，防止發生帳戶遭到盜用或帳戶接管的事情。

⑤ 可追加管理員功能

Google Workspace 提供只有管理員可進入的管理控制台，透過控制台可以統一管理企業的所有使用者。

Google 雲端硬碟裡的資料，雖可隨時使用智慧型手機、電腦等複數裝置編輯，並可限制只有特定人員可存取資料，但還是存在不小心將URL流漏出去的風險。因此不推薦企業將資料檢視、編輯權限分散交由不同員工管理，會降低安全性。使用 Google Workspace 可明確指派管理員，控管所有資料的存取權限。

Google Workspace 的主要功能及活用方法

下面為您介紹 Google Workspace 的主要功能及活用它們的方法。

【Gmail】阻擋99.9%的垃圾信件

Gmail 是 Google 提供的高安全性電子信箱服務，所有的信件保存於雲端，也具備信件搜尋功能。強大的垃圾信件篩選機制可以為使用者阻擋超過99.9%的垃圾郵件、網路詐騙和惡意攻擊，最適合作為企業信箱使用。

活用 Google 介面上的側邊面板，即可在同一畫面中同步確認日曆、待辦事項，無需再切換分頁，工作效率也會隨之提升。

詳細介紹：付費版 Gmail 的好處、功能特色及價格完整介紹

【Google 雲端硬碟】大容量的線上儲存空間

Google 雲端硬碟是 Google 提供的雲端檔案儲存空間，將資料保存在網路上，一份資料可由複數使用者共同擁有。即便檔案存取權僅由某一位使用者擁有，依舊可與他人同步編輯。另外，Google 雲端硬碟可針對不同使用者設定檢視、編輯權限。

使用 Office 製作的資料只要上傳至 Google 雲端硬碟，也能使用 Google Workspace 厲害的「同步編輯」功能，立即線上編輯、存檔、分享。

詳細介紹：Google 雲端硬碟 （Google Drive）是什麼？使用的好處及價格？

【Google 日曆】團隊、組織之間可共用的日曆

Google 日曆是 Google 以企業為出發點所設計的整合式線上日曆，可依團隊需求作為資源管理與安排的工具。可在自己的日曆畫面查看同事的預定行程，幫助加速預定會議的時間。若為多人會議，還能自動顯示同一機構網域中電子郵件空著的時段。

另可為會議室設定日曆資源，員工就能即時確認會議室能否使用，亦能提前預約。最後，只要開啟 Gmail 通知功能，就能在一天的開始確認當日行程，更加活用 Google 日曆。

詳細介紹：Google 日曆是什麼？使用的好處？

【Google 文件、試算表、簡報】工作必備的工具一次備齊

Google 文件、Google 試算表、Google 簡報提供多人同時線上編輯，並能自動儲存。

通過活用「指派」功能，在檔案任一處指派給特定使用者或是留下評論，而被指派的使用者會收到系統發出的自動通知信，無需再一位一位聯絡，讓作業流程更有效率。

【Google Meet】無論在哪都能安全地進行視訊會議

Google Meet 是 Google 提供的不須安裝任何軟體的線上視訊會議服務。在 Google 日曆上預約會議並發送通知，使用者即可收到會議連結的邀請信，簡單開始視訊會議。

Google Meet 除了有錄影、白板功能，還能不中斷視訊，在會議期間進行投票及 Q&A。使用者可以自由發問問題，若其他人員有一樣的問題可以點擊認同，讓會議主持人能針對與會者最在意的問題給予答覆。

詳細介紹：Google Meet 是什麼？使用的好處？

【Google Chat】幫助順暢溝通的即時通訊平台

Google Chat 是企業可安全地進行一對一或多人的即時通訊平台，創建獨立群組（空間）及對話串，可用於追蹤專案進度。每個群組的人數上限最多可達8,000名，推動大型專案時務必活用此功能。

溝通期間如想直接視訊討論，從聊天畫面中即可發起「Google Meet」視訊會議，無需另外寄送視訊連結，工作更方便。

【Google 表單】讓製作問卷及蒐集回答更簡單

Google 表單是輕鬆製作問卷調查的線上工具，只需輸入文字、選擇問題類型（簡答題、單選題、複選題等），就能完成一份問卷。

問卷的答覆自動整理在 Google 試算表，大幅縮短統計、整理答案的時間。通過權限設定，Google 表單可以是內部限定的問卷調查，也能是開放外部填寫的聯絡表單。

並且 Google 表單可依照使用者的回覆，引導至不同的問題。比如說「如在問題1選擇①，則繼續前往問題2作答；如選擇②則請跳到問題3作答」的情況下，只要設定「根據答案前往相關區段」，即可自動將選擇②的使用者直接帶往問題3，無需額外說明或動作，即可確保使用者順利作答到最後一題。

【Google 協作平台】不需專業知識，任誰都能輕鬆創建網站

有了 Google 協作平台，即便不懂 HTML、CSS、Javascript 這些專業知識，也能簡單製作網站。可從範本庫中選擇喜歡的設計，也能串連 Google 雲端硬碟的資料。

Google 協作平台一樣可以通過設定檢視、編輯權限，管理可查看網站的人。如希望只有企業內部知道連結的使用者查看，請在共用設定中選擇「知道連結的使用者」或「企業名稱」，並點擊”完成”按鈕，該名使用者登入 Google 帳戶後就能查看協作平台。因此，Google 協作平台很常被作為企業入口網站或學校的校友專用網站使用。

【Google Keep】電腦或手機都能使用的備忘錄功能

Google Keep 是可以離線使用的備忘錄，還具備提醒、標籤及自動將語音轉換成文字的功能，故可作為作業管理工具使用。更棒的是 Google Keep 的備忘錄不會被計算在容量內。

「擷取圖片文字」是 Google Keep 便利的功能之一，如圖片內有文字、符號，即可一鍵擷取文字，將其轉換為備忘錄的內容。

【管理控制台】通過集中管理加強安全性來保護您的企業

Google 管理控制台可以管理所有 Google Workspace 服務，像是增加／刪除使用者、付款管理、設定安全金鑰、遠端鎖定帳戶都能辦到。

管理控制台也能在行動裝置上進行管理，有些企業會分發公司手機給員工，透過行動裝置管理功能，可以管理手機內已安裝的 APP 和監控與留存帳戶活動。

因此，如有像業務或經常出差的員工發放公司手機，也能藉此功能在手機不慎被盜或丟失時，立即遠端鎖定裝置，也無需擔心手機被員工用來處理私人事務。

詳細說明：Google 管理控制台是什麼？使用的好處、功能特色及價格完整介紹

Google Workspace 版本介紹

Google Workspace 提供多種版本給不同需求的企業挑選，下表為您介紹最多企業使用的6種版本。針對購買20個以上帳戶的企業，有機會獲得更優惠的價格，購買前請務必先與我們聯繫。

完整資料請參考：Google Workspace 價格、各版本功能一覽

Google Workspace 比其他辦公軟體更厲害的地方

隨著遠距辦公的普及，眾多的辦公軟體如雨後春筍般推出，Google Workspace 在這之中有三個功能佔有絕對優勢。

① 協作功能

Google Workspace 讓使用者能一邊互相確認，一邊同時編輯檔案，因此讓工作更有效率。再來，Google Workspace 提供許多企業必備的應用程式，像是用來製作資料的 Google 文件、Google 試算表、Google 簡報等工具，不論線上、離線狀態都能編輯、儲存檔案。您只要輸入 URL，即可輕鬆查看其他資料。

② 搜尋功能

Google Workspace 的服務中具備強大的搜尋功能，只要在 Google 雲端硬碟的搜尋欄輸入檔案名稱，就能輕鬆找到過去製作的資料。Gmail 裡的搜尋功能則可以快速找出收發信件的內容。

③ 管理功能

透過 Google Workspace 的管理功能可以強化企業的安全性，管理員可以限制每位使用者及管理整個企業的存取權，也能追蹤使用者行為與歷史紀錄。

田中系統幫助企業快速導入 Google Workspace

只要導入 Google Workspace 就能應對遠距辦公的需求及加速作業效率，不妨試試使用 Google Workspace 豐富的功能，讓工作更舒適。

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