企業如何運用 NotebookLM Plus？ Google Workspace AI 教學系列 (3)
專欄發布日期：2025.03.17
自 2025年 1 月起，Google Workspace 用戶若採用 Business Standard、Business Plus、Enterprise Standard 或 Enterprise Plus 版本，即可使用 NotebookLM Plus 打造企業用 AI 知識管理助理，幫助團隊快速獲取關鍵資訊、讓知識真正發揮價值。本篇將為您介紹什麼是 NotebookLM Plus、與免費版 NotebookLM 的差異，並透過實際應用場景說明企業如何運用這項工具，讓決策者充分理解其價值。
NotebookLM Plus 是什麼？
NotebookLM 是 Google 推出的 AI 協作工具，用筆記本的方式來代表一個個專案，上傳文件後 AI 會根據這些資料來源幫助使用者釐清想法、拓展思維。而 NotebookLM Plus 擁有更寬裕的使用量及進階功能，可幫助企業整理、搜尋和管理內部知識。企業員工只須將公司文件和資料（例如：行銷企劃書、課程閱讀資料、研究筆記、會議轉錄稿、銷售文件等）上傳到 NotebookLM Plus，AI 就會變成這些內容的專家，協助提取重要資訊、回答問題並生成重點摘要。
對忙碌的決策者來說，這意味著當您需要某項資料時，只需幾秒就能從龐大的內部知識庫中找到答案，而不用花大量時間翻閱檔案。簡單來說，它就像您企業的「智慧知識管理員」，能將分散的資訊彙整起來，透過 AI 技術讓這些資訊變得更有價值。
免費版 NotebookLM 與 NotebookLM Plus 的差別
NotebookLM 雖然提供免費版本供個人使用，但企業更適合升級到 NotebookLM Plus，原因在於：
- 更高的使用額度：NotebookLM Plus 將每位用戶的使用配額提高至少5倍（例如：筆記本數量從 100 提高為 500 個、每日查詢次數從 50 提升至 500 次、來源上限也從 50 提高為 300 個），這意味著整個團隊可以盡情使用 AI 進行知識查詢，而無需擔心很快就碰到限制。
- 團隊協作與共享：NotebookLM Plus 支援團隊共用筆記本，不同部門的同事可以共同建立和更新同一個 AI 筆記本，確保整個組織掌握一致且最新的資訊。知識不再是孤島，而是在公司內部順暢流動。
- 可觀察使用數據：NotebookLM Plus 的團隊共用筆記本數據分析功能，可查看每日使用人數及查詢總數，幫助企業掌握知識庫的使用情況，進而優化內部知識管理，或透過培訓提升員工對 AI 工具的使用率。
※ 最新資訊請參考官方網站：升級至 NotebookLM Plus
資料上傳到 NotebookLM Plus 安全嗎？
Google 官方聲明，Google Workspace 用戶上傳的檔案、對話和模型輸出都不會經過人工審查，也不會用於提升生成式 AI 模型的品質。
NotebookLM Plus 在企業中的最佳應用場景
身為企業決策者，您可能會好奇「NotebookLM Plus 在實際業務中能帶來哪些改變？」以下是幾個典型的應用場景：
- 📚 內部知識庫建構：資料太分散，員工總是找不到需要的資訊？NotebookLM Plus 能將資料集中管理，員工只需向 AI 提問，就能立即搜尋到相關內容，大幅減少查找資訊的時間。
- 📂 團隊資訊同步：不同部門資訊不對齊、重複溝通耗時？透過 NotebookLM Plus 的團隊共享功能，無論是新的產品規格還是更新的政策，組織內部皆可同步掌握，確保決策基於同一事實基礎，避免各說各話造成誤解。
- 🎓 員工培訓：新進人員需要花大量時間訓練？NotebookLM Plus 能快速整理出關鍵知識點，甚至自動產生內部學習指南，新人培訓所需的時間因此大幅縮短，讓他們更快上手投入工作。
- 💬 客戶支援：客服人員回答品質不一，造成客訴？只要將常見問題及其標準解答上傳到 NotebookLM Plus，AI 就能快速提供答案給客服人員參考。不但減輕了客服團隊的負擔，同時確保回應內容準確且一致，提升客戶滿意度。
- 📊 市場與競爭分析：面對海量的情報，決策節奏是否被繁雜資料拖慢？NotebookLM Plus 擅長從冗長文件中萃取重點，將市場研究報告、競品白皮書上傳給 AI 便能快速產出重點摘要和比較分析，決策者可以將節省下來的時間用於策略思考，而不是浪費在逐字閱讀上。
以上這些應用都指向一個共同目標：減少員工在資訊搜尋與整理上耗費的時間，讓知識真正為企業所用。有研究顯示企業員工平均要使用 4 到 6 種工具才能找到並解答問題，經常一天之中有好幾小時花在搜尋資料上。借助 NotebookLM Plus，這種低效的狀況將成為過去。
如果您的企業已投資 Google Workspace（Standard 以上版本），如何善用 NotebookLM Plus 將是關鍵課題。試想，若 NotebookLM Plus 能幫助減少一半以上的時間浪費，長期累積下來的生產力提升與成本節省，將遠超過工具本身的投入。因此為了協助企業發揮最大效益，田中系統特別推出 Google AI 企業內訓服務，幫助團隊掌握 AI 協作力，歡迎聯繫專員，獲取更多資訊！
