Google Workspace 申請及導入全解說

專欄發布日期:2022.04.27

本篇是關於如何順利申請 Google Workspace ,申請前需要做哪些事前準備,以及需具備哪些條件,同時說明 Google Workspace 初期設定的流程重點。

※ 如想在導入前體驗付費版 Google Workspace 的功能,推薦可先透過田中系統申請比 Google 官方多約2倍的30天免費試用。(Google 官方僅可免費試用14天)

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申請流程① 申請前先決定好五件事

當您決定透過導入 Google Workspace 來更新企業的雲端協作平台時,具體來說該進行哪些準備呢?為了可以從申請 Google Workspace 到完成導入一路順暢,首先您該準備好以下五件事情。

企業內部討論的過程,如遇到不知道選擇哪個版本、該如何規劃轉移等狀況,田中系統會支援貴司順利導入 Google Workspace,歡迎與我們諮詢

決定 Google Workspace 版本

Google Workspace 導入流程開始前,您必須先決定要使用的版本。 Google Workspace 提供6種版本可選擇:300人以下有3種、300人以上有3種。各版本的差異一覽表如下:

  Business Starter Business Standard Business Plus Enterprise Essentials Enterprise Standard Enterprise Plus
Google官方定價 USD$6/月 USD$12/月 USD$18/月 USD$10/月 USD$23/月 USD$30/月
田中系統優惠價 NT$2,284/年 NT$4,568/年 NT$6,852/年 NT$3,807/年 NT$8,755/年 NT$11,420/年
使用人數上限 300人 300人 300人 不限 不限 不限
官方支援時間 全年24小時 全年24小時 全年24小時 全年24小時 全年24小時 全年24小時
雲端儲存空間
(可共用)
30GB 2TB 5TB 1TB 5TB 5TB
Meet視訊會議
Meet 視訊會議人數上限 100人 150人 250人 150人 250人 250人
Meet 直播視訊會議人數上限 10,000人 10,000人
Meet 錄製視訊會議
Gmail 信箱
Google 日曆
文書編輯工具
Chat 即時通訊
共用雲端硬碟
保管箱

每個版本皆以1名使用者為單位,每月所需費用、可使用人數及功能各有不同。依照企業的需求選擇最合適的版本吧!

決定使用人數

版本選定後,接著決定有多少人要使用吧! Google Workspace 可先從部分職員開始試用、導入,不一定一開始就要簽約購買公司全體員工的數量。您也可申請 Google Workspace 免費試用體驗看看。

擬定轉移計畫與日程表

確定使用者數量後,規劃一份從現在的辦公系統轉移到 Google Workspace 的日程表 。該如何改變公司内部的資訊不流通,以及要建立怎樣的雲端管理的制度?首要做的就是思考哪些功能是必要的。擬定轉移計畫能讓「轉移過程會遇到的課題?」、「該在哪個時機點轉移?」等等的事情更加明確,在接下來的流程中就能更順利進行。

決定管理者・導入負責人

決定好轉移到 Google Workspace 的日程後,下一步是決定企業内的「管理員」。管理員可以登入 Google Workspace 管理平台,並擁有修改每一位使用者的設定及功能限制的權限。為了未來可順利管理,請務必從企業內部的管理部門、資訊部門等處指派合適的人才。管理員權限可開放給複數人員。

並從管理員們中選出1名,在 Google Workspace 導入過程中,擔任簽約、初期設定等作業的負責人。

如貴司是初次使用 Google Workspace ,或沒有能設定的IT人員,田中系統提供網域註冊與 DNS 管理服務。我們將指派專員以最快的速度完成初期設定,您只需要登入即可開始使用 Google Workspace 。

Google Workspace 導入前的田中系統加值服務:網域註冊與DNS管理

決定導入支援人選

當公司內部實際開始使用 Google Workspace 時,雖然有很多便利的功能,但並非所有員工都會使用。「這個地方要怎麼用啊… 該跟誰請教好呢?」像這樣的情形也是有可能發生的。

為了不要讓這樣的情形發生,事先決定好 Google Workspace 的「導入負責人」是必要的。有事前決定導入負責人的話,問題發生時也能迅速應對,站在企業的角度來看也更能活用 Google Workspace 各式各樣的功能。

雖然這個角色稱之為導入負責人,但假設貴司是第一次接觸 Google Workspace ,公司內部並不一定具備 IT 專業的人才。如是沒有 IT 人員的企業,可以委託像田中系統這樣的「菁英經銷商」。我們提供電話、郵件、視訊會議等多元的支援方式。因每家經銷商的價格、客戶服務、擴充功能提供的有無等等皆不盡相同,如果有不清楚或考量的地方都可以與我們諮詢。

【延伸閱讀】挑選 Google Workspace 經銷商要注意的地方

申請流程② 申請前需準備好的項目

為您介紹實際申請 Google Workspace 時,需要準備的事項。

企業網域

Google Workspace 提供企業專用的電子郵件服務,在電子郵件地址「@」後面顯示企業的專屬網域。專屬網域就好比網路世界的地址,,藉由使用企業專用的電子郵件,可提升客戶的信任感。

信用卡

如您的公司要使用「與 Google直接簽約 」的方式購買 Google Workspace ,只能使用信用卡支付每月費用。如想使用匯款支付費用,可透過經銷商購買,田中系統除了可接受匯款,還會開立統一發票。

智慧型手機

非上班時間或外出除了平常使用的電腦,其他裝置要登入帳號時,需要可執行兩步驟驗證的智慧型手機。利用智慧型手機就能在 Google 的應用程式順利操作,讓工作變得格外便利。

申請流程③ 申請 Google Workspace 的管道

申請前將規劃好的人員、日程及所需物品準備好後,實際有哪些申請 Google Workspace 的方法呢?

直接與 Google 申請

申請 Google Workspace 的方式有2種,第一種為企業直接於 Google 官方網站申請。

委託經銷商申請

第二種方式為委託官方認證的 Google Workspace 經銷商向 Google 申請,通常透過經銷商申請有很大的機會可獲得更齊全的服務,或取得比官網更優惠的價格,另外還可申請30天免費試用,請務必活用這些資源。

申請流程④ 設定 Google Workspace

Google Workspace 的初期設定可由公司負責人來執行,初期設定的方法如下:

1. 進行 DNS 設定(證明公司擁有網域所有權)

在 Google Workspace 網域的 DNS 設定中新增 TXT 記錄,用於證明您的公司是該網域的所有者。完成新增後, Gmail 以外的服務也能使用(確認您的網域是否已通過驗證:https://support.google.com/a/answer/60216?hl=zh-Hant

2. 使用者登入

由 Google 管理控制台創建所有的使用者帳號及群組信箱,並在下個階段變更內送郵件伺服器後,過去使用的郵件伺服器即不可再使用。因此,後續收信請使用 Google Workspace 電子郵件。

3.使用 Gmail 前必須先設定 DNS

在網域的 DNS 管理介面中變更郵件交換紀錄(MX record) 的設定,將電子郵件伺服器切換成 Google 的伺服器。如此一來,就能透過 Google Workspace 的帳號使用 Gmail 收發信了。

※ 如有一部分的使用者不使用 Gmail ,想延用既有郵件伺服器的話,就不適用上述方法,必須設定更高頻率的電子郵件轉送設定。(詳情請見「既有伺服器與 Google Workspace 並存(雙重傳送)」)

如對上述的作業流程感到困惑,也可以委託 Google 經銷商協助初期設定。田中系統提供多元且豐富的支援服務,由 Google Workspace 專家來幫助您完成。

有計畫地申請・導入 Google Workspace

以上就是申請 Google Workspace 的流程及事前準備的解說。為了避免發生與 Google 官方簽約、遇到困難後,才知道原來經銷商也可以諮詢,反而耗費更多的時間與精力。制定涵蓋入後的制度建立計畫,以及該準備哪些東西的日程表,有計劃地開始申請流程是非常重要的。

如您想更進一步瞭解準備、申請 Google Workspace 的方法,歡迎與田中系統的 Google Workspace 專家團隊聯繫,讓我們協助您!

心動就先從免費試用開始吧!

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