Gemini Advanced 聊天機器人企業怎麼用？Google Workspace AI 教學系列 (2)

專欄發布日期：2025.03.11

想知道 Gemini Advanced 能幫企業做什麼嗎？本篇將為您介紹如何利用 Gemini Advanced 強化文件處理、數據分析、專案規劃與溝通協作，幫助您大幅提升生產力！

什麼是 Gemini Advanced？

為了應對 ChatGPT 的崛起，Google 在 2023 年推出了 Bard 聊天機器人。然而，初期評價褒貶不一，經過多次更新與改進，2024 年將 Bard 正式更名為 Gemini，並推出 Google One AI Premium 付費方案來提供進階版的 Gemini Advanced。簡單來說，Gemini 就像是 Google 版的 ChatGPT，介面與使用方式相似，能夠根據指令執行各種任務，例如：搜尋資訊、翻譯文字、創意發想、規劃行程等。

自 2025 年 1 月起，Google Workspace Standard 版（含）以上的企業用戶可免費使用 Gemini Advanced，無須額外訂閱。 它就像辦公室裡的全能秘書，隨時待命，不僅能幫你撰寫信件、整理報告，還能分析資料、制定策略，幫助團隊提升生產力。對高階主管而言，更能將寶貴的時間投入於決策與規劃，進一步推動企業成長。

Gemini Advanced 跟免費版 Gemini 有什麼不同？

免費版 Gemini 適合處理簡單的任務，偏向個人使用，而 Gemini Advanced 是進階版，更適合用於企業決策、需求與資料分析、程式編碼，如果您的工作常常需要處理大量資訊、寫報告或是制定計劃、與客戶溝通、寫程式，那麼 Gemini Advanced 會比較適合。差異請見下表：

※最新資料以官方網站為準：
Gemini Advanced：使用 Google 最強大的 AI 模型
Use the Gemini web app

Gemini Advanced 能為企業帶來哪些助力？

1. 高效產出企劃與行銷文案

有新產品要推廣？ 可快速生成吸引人的行銷文案、部落格文章及社群貼文，還能幫助您為新客戶量身打造提案，提高成交機率。

2. 分析資料、挖掘商機

上傳銷售報表或行銷數據，可協助分析銷售趨勢、找出熱銷商品，並提供具體成長建議，也能為您整理潛在客戶資料、優化行銷活動，提高客戶參與度等等。

3. 產出專業報告與簡報內容

可即時分析大量資料來源，在短時間內產出全面的研究報告或簡報內容，幫助企業深入分析競爭對手、掌握產業趨勢。

4. 提升程式設計效率

可支援多達 3 萬行程式碼的分析、偵錯與效能優化，並提供實用的修改建議或解決方案，提升開發人員的程式碼品質與開發效率。

5. 一次擁有 10 位不同專業能力的 AI 專家

可使用預設的「Gem」來協助您，包括：點子發想、程式夥伴、文案師、人才招募顧問、學習輔導、客戶拓展專員、銷售提案達人、顧客情緒分析師、寫作編輯、職涯導師，或是根據您的需求自訂 AI 的角色。

6. 清理與分析資料，並直覺呈現

可處理 Google 試算表、CSV、Excel 等資料，幫助企業更有效率地整理、探索和分析數據，並生成圖表，以更清晰的方式呈現洞察結果，助您做出更明智的決策。

Gemini Advanced 功能使用教學

1. Gemini Advanced 的介面與基礎應用

請先登入 Gemini 平台。您可以在 Google Workspace 的任何應用程式中，點選右上角的「Google 應用程式」圖示，找到「Gemini」，或直接將 gemini.google.com 加入瀏覽器的書籤，方便快速存取。

Gemini 的操作方式與 ChatGPT 類似，您可以直接在下方的提示區輸入需求。

點擊左側選單可展開近期對話，方便回顧與管理您的對談內容。

您可以將 Gemini 視為一位智慧助理或外包專家，透過來回對話的方式逐步釐清需求，使任務更明確，讓 AI 準確理解並滿足您的要求。

除了文字輸入，可以搭配圖片、檔案、Google 雲端硬碟的資料，讓 AI 更深入理解您的指令，或協助處理特定文件。

過去當我們使用 Google 表單收集問卷後，往往需要人工整理數據並解讀其意義。現在，只需指定雲端硬碟中的試算表，AI 便能幫助您分析數據並製作圖表，更快速獲取關鍵洞察。

AI 不僅能提升工作效率，更能幫助我們突破技能門檻。例如，以前必須仰賴 IT 人員的技術，如今即使沒有程式基礎，也能透過 AI 快速完成某些技術性任務。

對於初次體驗聊天機器人的用戶來說，可能偶爾會覺得 AI 的回應不夠理想，難以應用於實際工作。然而，回應品質的關鍵往往取決於提示詞的完整度。舉例來說，「幫我做一份 AppSheet 的簡報」這樣的指令過於模糊，AI 也只能回應比較籠統的答覆；相較之下，如果改為「要委託什麼事情 + 對象是什麼樣的人 + 目的或目標是什麼」（如下圖）這樣的描述將獲得完全不同深度的答覆。AI 並非萬能，就像委託第三方時，我們需要清楚說明需求才能獲得理想結果。同樣地，與 AI 互動時，也應盡可能提供完整的背景資訊與目標。

2. 運用 Gems 打造專屬 AI 專家，提升對話精準度

一般 AI 對話適用於通用需求，但如果您覺得回應的專業深度不夠，或是每次都要重新描述背景資訊太麻煩，可以利用左側選單的 「Gem 管理工具」，設定專屬的 AI 角色，您可以指定 Gem 的專業領域與知識範圍，或是補充相關檔案或雲端硬碟資料給它。

例如，自訂一個專案管理的角色，並設定希望它具備的經驗與知識，不但能讓 AI 以專案管理專家的角度協助規劃，日後也可快速與其對談。

Google 也已預設了 10 種常見角色，您可以直接點選並開始對話，相當於擁有 10 位不同領域的 AI 助理。

3. 在 Gemini Advanced 中使用 Google Workspace 應用程式

目前可支援 Gmail、雲端硬碟，不必打開多個分頁，在單一對話裡就能完成大小事。
如下圖，不用開啟 Gmail 也能搜尋資料。

請盡量使用具體明確的指令，例如：「幫我搜尋」、「摘要這份文件」，並且提供足夠的資訊給它，例如：檔案名稱、郵件主旨。
以下是一些實際應用範例：

• Gmail：
  「幫我整理收件匣中未讀的郵件，並標示出有”報名說明會”的郵件。」
  「幫我草擬一封郵件給老闆，詢問下週一會議的議程，並提醒他附上相關文件。」
  「找出上個月和 Joyce 有關的全部郵件。」
• 雲端硬碟：
  「尋找我的雲端硬碟中名為『行銷報告』的檔案。」
  「幫我摘要『專案進度報告』這份文件，重點列出已完成的任務和遇到的問題。」

如果您的功能未能正常運作，請先點擊左側選單的「設定」，再點選「應用程式」的選項，或是直接連至 https://gemini.google.com/apps，確認此功能是否為開啟狀態。

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