契約書製作流程自動化，工時節省70%效率大提升

摘要

臺灣各種吧公司在全雲端、快節奏的工作環境中，以提升工作效率為目標，積極尋找方法降低花在重複性作業的時間。這次專案成功縮短了契約書製作到寄送的流程，將原本 19 個步驟簡化為僅需 5 個步驟，有效提高了工作效率並提升了生產力。

臺灣各種吧股份有限公司
營運部 人才專員 April（中）

全雲端快節奏的工作環境，尋找現代高效工具來輔佐

April：我們是一家致力於普及知識教育的內容公司，除了從事影片製作和角色經營，還製作繪本、桌遊、教案等，以創新有趣的方式呈現知識。所有產品和服務都是由我們內部團隊獨立完成的。我們注重成本控制，將製程成本以小時計算，並以嚴格的態度管理成本。

面對全雲端、員工可遠端辦公、快節奏的工作環境，我們期望員工具備主動發現問題、積極尋找解決方法的習慣。因此，我們鼓勵不僅限於老闆和主管，一般職員也能參與工作流程優化。

過去的課題

April：老實說，手動處理契約書製作及寄送的流程並非不可行。然而，我們一直希望能夠釋出更多時間，因此「如何在現有工作流程中，找到更多時間來提升收益」一直是我們思考的焦點。

就像前文提到的，臺灣各種吧是一個全雲端的工作環境，員工普遍遠程辦公。因此，團隊成員之間的合作順暢與效率密切相關。我們不斷尋找並研究能夠提高工作效率或協作流暢度的工具，例如：Google Workspace、Slack、Clockify 等。

儘管我們使用了這些線上工具，但仍然存在許多流程上的問題尚未解決。以本次合作項目為例，從契約書製作到寄出竟然涉及 19 個步驟。儘管每個步驟看似不會太耗時，但由於這個流程涉及項目經理、我和老闆三方的協作，我們平時繁忙的時間還需要用來處理這些瑣碎的事情，導致中斷正在進行的工作，花費 5～10 分鐘去完成一件可能通過 AI 或編寫一段程式就能完成的任務。

對於追求更高效率工作環境的我們來說，真的很希望能夠找到減少重複性工作的解決方案。

臺灣各種吧過去與客戶簽約的工作流程

不用改變原有的工作習慣，現在只要 5 個步驟就完成

契約書的範本仍然是以前用 Google 文件製作的，製作完成仍須經過 PM 確認、老闆簽核後寄給外部合作夥伴，但現在前後加起來只需 5 個步驟，外部夥伴即可收到契約書。我再也不需要每週重複 4～6 次進行相同的建立副本、手動輸入、複製貼上等工作了。只要在 Google 試算表勾選待處理的契約書，點擊一鍵即可立即獲得所有需要的契約書，並自動分別發送給 PM、老闆、客戶。

客戶心得

去年（2023年）因為 AI 崛起，公司內部提出應該利用 AI 賺取更多時間，進而增加收益。剛好田中系統舉辦了 ChatGPT 資料輸入小幫手的線上說明會，我們評估了 AI 可能讓耗費大量時間的外部合作流程更為順暢的可能性，於是與田中系統取得了聯繫。

在諮詢過程中，我們也提到公司的立場，擔心購買未曾使用過的工具後，可能發現無法使用，或是即使能使用，每位使用者都需要支付費用，這樣反而會增加成本。理解我們的需求和擔憂後，他們建議將我們原本就在使用的 Google Workspace 與田中系統自行開發的自動化模組結合，不僅滿足了最初契約書資料自動輸入到 Google 試算表的需求，還出乎意料地實現了中間流程的自動化，超出了我的預期。感謝最初提供諮詢的 Tim、後續提供建議的 Sophie，以及技術支援的 Chris，他們的協助使得這次專案能夠順利結案！

客戶資本資料