整合銷售與行銷系統，消除跨部門重工提升效率

摘要

小寶優居透過「預約提醒訊息自動化」及「CRM標籤新增自動化」，讓業務團隊無需委託行銷團隊，就能完成 Line 訊息推播及更新 Line CRM 系統的客戶標籤。這不僅消除了因系統差異而需要兩個部門共同處理一件事的情況，更大幅簡化了工作流程，提升整體效率。

小寶優居創辦人 王韋舜

運用系統化專案管理，革新室內設計產業的案件管理模式

小寶優居公司創辦人王韋舜先生憑藉其電商背景，將數位工具和系統化流程引入過去仰賴人工的室內設計業，終結過去難以把握裝潢進度、客戶紀錄不完整、資訊不流通等裝修常遇到的問題，讓裝潢流程從頭到尾清楚記錄，各個案件進度與狀態追蹤也更方便。

Jade：我們首先改變過去室內設計業僅靠 LINE 與客戶溝通的做法。這種方式難以系統化地整理合作歷程，客戶的需求、案例和重要資料也無法妥善保存。在缺乏完整紀錄的情況下，便難以實現小寶優居三大服務價值之一的「透明—可信任的服務流程與品質」。過去，我們僅用試算表等 Google 雲端工具記錄案件，但文件編輯仰賴人力難以即時更新，導致總部難以管理監督。故我們導入 Pipedrive（CRM 系統）作為專案管理系統，並著力培養設計師使用系統記錄的習慣。

目前小寶優居正計劃逐步將整個裝潢流程納入系統中，而這次與田中系統的合作專案，正是為了進一步系統化工作流程的重要一環。

過去的課題

1. 業務與行銷各自使用的 CRM 系統內儲存同樣的客戶資料，但因沒有整合產生無形的溝通成本跟重工的時間成本

行銷部門會針對不同交易階段的客人進行不同的行銷活動。因此，每當業務在 Pipedrive 更新客戶的階段標籤一次，就得通知行銷同仁手動修改 Line CRM 內的標籤，才能確保對客人進行正確的行銷活動。

2. 業務若需發送 Line 提醒訊息給客戶無法獨立完成，需要跨部門委託行銷團隊協助進行

高單價客戶案件往往需要更長的溝通時間，導致客戶容易忘記預約的諮詢時間。業務通知客戶的管理有兩種：手機簡訊、Line 推播通知。基本上我們都是用 Line 跟客戶聯繫，因此若要用 Line 發送諮詢預約的提醒訊息，需要委託管理 Line CRM 系統的行銷部門幫忙。

不再需要跨部門委託，工作起來更順更快速

經過系統整合後，業務團隊不再需要委託行銷部也能辦到：

1. 只要業務在 Pipedrive 修改標籤，Line CRM 系統內的標籤便能自動同步

現在只要 Pipedrive 的專案階段更新，透過田中系統寫的程式，可以自動找出 Line CRM 系統中對應的聯絡人，並加上一致的標籤。再也不需要為了加標籤，一次動用兩個部門的時間。

小寶優居 CRM 標籤新增自動化前後工作流程比較

2. 無需委託行銷部門即可自動發送 Line 提醒訊息

小寶優居的客人完成線上諮詢預約後，業務只需在 CRM 系統中預先建立活動，後續透過田中系統寫的程式，可以自動到 Line CRM 系統比對客人資料，若有比對成功，將直接發送客製訊息，不再需要委託行銷團隊幫忙。Line 未發送成功的客人，則會自動改成發送手機簡訊。

小寶優居預約提醒訊息自動化前後工作流程比較

客戶心得

Jade：Sophie 非常專業，總是能迅速掌握我們的問題，並提出明確的答案或解決方案。Chris 的技術實力也令人印象深刻，他能用淺顯易懂的方式解釋複雜的技術問題，即使是非 IT 背景的人也能輕鬆理解，與過去跟工程師溝通的經驗完全不同。

蘇小姐：老實說中途加入這個專案時，壓力滿大的。因為如果不快速熟悉 Pipedrive 這套 CRM 系統，起初與Sophie討論會跟不上她的節奏。但非常感謝 Sophie 耐心詳細的解說，讓這個專案在歷經半年後圓滿完成！

客戶資本資料