化身 AI 達人，從產品規格到知識管理新紀元

摘要

傑群股份有限公司隨著業務擴展與產品線日益豐富，產品規格與資料數據呈現爆炸性增長。一款產品可能衍生出數百乃至數千種不同的規格、長度與大小的組合。這對第一線的業務人員造成巨大的壓力，過去「靠記憶力背誦」的傳統模式已難以為繼，迫切需要一個高效且準確的工具來管理與查詢龐大的產品知識，以避免錯失商機或提供錯誤資訊。

🔍 尋求知識管理升級與 AI 策略佈局

傑群一直以來都致力提升內部營運效率，核心目標之一便是優化產品知識的管理與應用。為讓團隊更便捷地獲取與應用產品知識，不斷積極尋求數位化的解決方案。

1. 知識庫管理再優化：由於產品種類與規格高達數千種，雖然過去已投入資金建置本地知識庫，但希望能讓知識庫的功能實用性與查詢效率能夠再提升。
2. 看見 AI 技術的潛力：公司高層體認到 AI 技術在應對當前挑戰上的巨大潛力，並已將其視為重要的策略方向。希望能透過補助計畫的支持，引進一個更高效的 AI 解決方案，實現知識管理的智慧化升級。

🚧 導入統一平台，讓AI 應用效益再擴大

在與田中系統合作之前，傑群在數位化與 AI 應用上遇到幾項課題：

• 知識管理碎片化：儘管員工在導入 Google Workspace 後，發現了 NotebookLM 的實用性，能夠將 技術資料文件導入並進行精準問答，有效降低「AI 幻覺」。然而，這仍屬於「各自用」的模式，缺乏一個全公司統一、可共享、且具備權限控管的企業級知識平台。
• 龐大的產品資料庫：業務人員急需一個能迅速查詢內部知識（如成本資訊）和外部知識（如官網資訊）的 AI 系統，來輔助他們面對複雜多樣的客戶詢問。
• 多模態與多管道的客戶服務：客戶詢問管道多元（LINE、官網、Email、電話），且常有需求不明確或直接丟圖片的「多模態」詢問。企業急需一個能進行 AI 過篩的機制，以減輕業務人員的負擔。
• 重複性行政工作： 如批量發送感謝函給面試者、名片建檔仍沿用手動傳統模式等，佔用寶貴人力。

✨ 從工具啟蒙到企業級 AI 平台升級，田中系統給予全力協助

不僅協助傑群導入與優化數位工具，田中系統更提供了符合企業未來發展的 AI 解決方案：

1. 企業內訓：從「不知道怎麼用」到「AI 達人」

✅ 點燃學習熱情：透過專業的企業內訓課程，協助員工從認知層面突破。讓原本只知道有這些 AI 功能的員工，快速掌握 Google Workspace 的 AI 功能與 NotebookLM 的實際應用技巧。

✅ 立竿見影的成果：員工迅速將所學應用於日常工作，例如：

• 利用 NotebookLM 翻譯、理解大量的外語技術文件
• 使用 Gemini 快速摘要 Email 內容，節省閱讀時間

2. 瞄準痛點：導入 Gemini Enterprise 解決企業級知識庫問題

✅ 統一知識中樞 ： 針對傑群缺乏統一知識庫的核心痛點，田中系統建議導入 Gemini Enterprise。此版本包含 NotebookLM Enterprise 功能，支援透過 API 抓取 Google 雲端硬碟特定資料夾的檔案，從根本解決了過去手動餵資料的限制（單人 300 檔案）。

✅ 分層知識管理：協助規劃將對內知識與對外知識分開管理，並透過 Gemini Enterprise 依據權限處理資料，確保資訊安全與精準度。

✅ 提升決策能力：建議高階主管利用 Gemini Enterprise 整合 CRM 系統的銷售數據，進行 商業智慧（BI）分析，為老闆提供「哪個產品銷量最高、哪個地區在買」等圖表化分析，填補了「有了數據卻缺乏分析」的空白。

3. 實戰建議：降低客服 AI 導入風險

• 過篩機制規劃：針對客戶詢問多樣性，建議利用 Gemini GEM 定義其角色（工程師/業務/客服），給予知識庫，並先由 AI 進行初步釐清，例如對多模態的圖片詢問進行「您要的是這張圖上的某個東西嗎？」的確認，讓業務人員先行過濾 AI 答案，確保服務品質。
• 避開雷區與 PoC 驗證：強調導入 AI 必須「確定具體問題」並確保「數據品質」，從 PoC（概念驗證） 小範疇開始測試，不建議「從零打到」，大幅降低企業投入算力與金錢的風險。

客戶心得：快樂、開心、有效，不再觀望

傑群對於這次與田中系統的合作經驗給予了高度肯定，並特別提到：「這次的企業內訓上完課後，員工們開始瘋狂變成 AI 達人，且迅速應用到翻譯、摘要等日常工作上」、「整個合作過程讓我們感到快樂、開心、好玩，並證實對公司的業務有實質幫助」。對於其他還在觀望的企業，他們則真心建議：「直接參加，要不然就會落後了！」

透過田中系統的專業引導與企業級 AI 工具的導入，傑群股份有限公司不僅解決了長久以來知識管理的難題，更將員工從數位工具的門外漢，轉變為能利用 AI 提升效率的「AI 達人」，成功踏出數位轉型的關鍵一步。

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