透過 AI 轉型，將 7 天工作流程縮減至 2 小時

摘要

來自日本的頂級沙龍品牌「娜普菈」（napla），自進駐台灣以來，便以高品質的染燙髮產品與洗護系列，深受專業髮型師與廣大消費者的信賴。娜普菈不僅在產品研發上追求極致，在內部管理與行政效能上也始終保持敏銳的觀察力。為了讓員工從「只會問 AI 簡單問題」進階到「能用 AI 解決工作難題」，娜普菈決定引進企業內訓，透過優化行政與業務流程，全面提升團隊競爭力。

從「單純問生活資訊」轉向「解決工作繁瑣」的痛點

在與田中系統合作之前，娜普菈雖然意識到 AI 技術的重要性，但內部應用仍處於摸索階段。接受採訪的 Jacob 坦言，當時同仁對 AI 的使用大多僅停留在好奇與試探，僅限於詢問簡單問題或生活常識，並未真正將其轉化為生產力工具。當時，公司內部僅有 Jacob 曾嘗試過 AI 圖片生成，其餘多數部門如業務、會計及行政團隊，仍深受繁瑣的重複性作業所苦。如何跨越「知道 AI 很厲害」到「懂得怎麼用 AI」的門檻，成為娜普菈迫切需要解決的課題。

定位清晰的轉型藍圖：選擇田中系統作為 AI 數位轉型夥伴

尋找資源的轉折點出現在娜普菈接觸到「田中系統」的前導課程。Jacob 回憶道，田中系統提供的轉型藍圖非常清晰，精準點出了課程後的具體產出，以及 AI 該如何整合內部歷史資料，解決企業最頭痛的行政雜務。這種具備實戰導向的課程設計，加上當時剛好有政府補助資源的挹注，讓娜普菈決定將這場至關重要的「AI 企業內訓」交給專業的田中系統規劃，正式開啟了雙方的合作契機。

手把手教學將 AI 轉化為實戰生產力

內訓過程中，田中系統展現了高度的專業與細膩。Jacob 指出，專業人員「手把手」的教學方式，對於原本對 AI 陌生的同仁來說非常有感，不僅成功消除了技術畏懼，更讓團隊在實際產出結果時獲得了前所未有的成就感。

培訓中更出現了兩大令團隊驚豔的亮點：

✨工作流程自動化：過去未曾想像過將 Google Workspace 與工作流深度結合，例如設定完成後透過 Google Chat 自動彈出訊息提醒，這種智慧化的串接讓同仁大開眼界。

✨專屬個人助理 NotebookLM：Jacob 對 NotebookLM 的強大功能印象深刻，它能針對企業內部的特定文件進行分析產出，成為每位員工最懂內部資料的「數位特助」。

儘管在自動化邏輯操作上遇到挑戰，Jacob 也給予了寶貴的反饋，建議未來較為複雜的操作若能以「實體課程」進行，更能加深學習印象，這也展現了娜普菈對學習成效的極致要求。

AI 賦能讓文案美編與會議記錄作業時間大幅壓縮

培訓結束後，娜普菈的辦公室日常發生了顯著的「化學反應」。原本繁重的工作在 AI 工具的加持下，效率提升到了令人震驚的程度：

• 文案與設計加速器：過去客戶提出文案與美編需求，從構思到成品產出，快則三、四天，慢則長達一週。現在，同仁只需將素材交給 AI，短短 2 小時內 就能產出風格精準的圖文排版。
• 會議記錄秒速自動化：以前開會需要邊聽邊手寫筆記，會後還要花 1 小時重新整理。現在透過會議錄音結合 AI，幾分鐘內就能精確產出重點摘要與待辦清單，員工只需進行微調即可發布，大幅釋放了行政人力。

持續擁抱 AI，讓團隊多出時間創造價值

Jacob 認為這次內訓最大的價值在於讓員工擺脫了對 AI 的模糊認知，轉而實踐於真實的工作場景中。展望未來，娜普菈計畫進一步優化公司內部的輸出作業系統流程，持續釋放團隊的創造力。對於仍在觀望的企業，Jacob 誠摯建議：「可以找田中系統，讓團隊多嘗試使用 AI，看看它能為工作省下多少時間！」這不僅是娜普菈的成功經驗，更是給所有尋求數位轉型企業的一劑強心針。

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