從貿易前線到智慧營運，運用 Gemini 打造企業韌性

摘要

嘉翎企業股份有限公司深耕國際貿易領域，長期以來站在全球供應鏈與貿易戰線的第一排。面對瞬息萬變的市場環境與激烈的國際競爭，嘉翎不僅需要穩固其核心貿易業務，更需要找到提升內部效率與決策速度的關鍵，以應對日益龐大且複雜的重複性作業挑戰。

導入動機與企業課題：在戰線前排追求「減少重複工作負擔」

在國際貿易的嚴峻壓力下，企業效率成為維持競爭力的關鍵。儘管嘉翎早已為員工購入 Google Gemini 企業版環境，並鼓勵同仁使用，但內部普遍存在以下挑戰：

• AI 應用面相不全面：員工對 AI 的應用停留在「資訊收集」等單一面向，缺乏將 AI 真正融入工作流程的全面性、系統化應用。
• 重複性作業耗時：作為一家貿易公司，許多報表製作、文件整理、跨部門通知等作業具有高重複性，但散落各處的細微工作佔用了大量人力與時間。
• 缺乏專業指引資源：企業缺乏合適的培訓資源，來系統性地指導員工如何將 AI 應用在工作場景，以發揮 Google Workspace 生態系中協作工具（如協作平台、Tasks）的全部潛力。

總經理 Jerry 強調，導入 AI 企業內訓的核心目標非常明確：「最主要的考量是 減少重複性工作的負擔 」。期盼透過系統化的訓練釋放人力，讓員工專注於更高價值的決策性工作。

聚焦工作場景的自動化課程與共識建立

田中系統為嘉翎規劃了客製化的 AI 自動化內訓課程，其價值在於：

• 聚焦工作場景應用：課程設計不流於廣泛介紹 AI 功能，而是直接針對貿易公司實際的工作場景進行教學，並搭配實作。
• 達成「同一門檻」的共識：基礎課程成功地將所有員工拉到同一個 AI 應用起跑線，讓大家建立共識，清楚知道 AI 能夠做到的程度。

課程結束後，嘉翎內部立即要求員工召開會議並報告 AI 應用產出，此機制成為激發員工創新與實踐的關鍵動力。

企業內訓後的即時成效與驚豔的員工創新應用

透過課程，員工的學習成果迅速轉化為實際的營運效益，多項創新應用已融入日常工作：

💡跨部門即時通知

運用 Gemini 腳本：設定公用信箱收到特定關鍵字信件（如詢價信），系統即刻於 Google Chat 上提醒相關人員。

💡採購報價智慧化

採購人員運用 Gemini 撰寫類計算機的介面，可輔助計算每公斤報價。

💡專案管理自動化

將 Google Tasks 轉化為專案管理工具，可直接對 Gemini 下指令，由 AI 幫忙將指定的內容設定為任務或加入 Google 日曆。

💡資料與語言處理

利用 Gemini 搜尋會議資料、按時間軸整理重點，或編寫腳本實現簡體字與繁體字的自動切換。

💡快速產出可見成果

課程中製作網頁的環節，讓同仁見證 AI 能夠「快速產出可見的成效」。

Jerry 對課程的滿意，尤其來自於員工具體的創新應用，證明了 系統化內訓是成功導入 AI 的關鍵第一步 。

以「刺激」新想法為起點，建立企業永續韌性

對於這次的合作經驗與課程成效，總經理 Jerry 給予高度肯定：「如果企業有機會，應把握政府補助先參加課程，因為這能『刺激』新的想法。」嘉翎將持續與田中系統探討 ERP 串接的需求，利用田中系統的專業技術，將 ERP 數據安全、快速地導出至 Google 試算表等系統，以實現數據的即時化。這一次的企業 AI 內訓，不僅是工具的導入，更是企業思維模式的轉變，在田中系統的協助下，正穩步邁向智慧營運，在國際貿易的戰場上，以高效、韌性的姿態迎接所有挑戰。

往 AI 深度融合與數據即時化的願景持續進步 💪

在成功奠定 AI 基礎後，嘉翎將目標轉向更深度的營運優化。Jerry 分享兩點對於進階課程與未來合作的期許：

• 深度融合實境與客製化 ： 期望未來進階課程能結合 AI 客製化（如串接 API），更深度融入員工實際工作場景。
• 數據即時性痛點 ：目前公司仰賴的 ERP 報表（Microsoft Dynamics 365 Business Central）數據存在延遲，急需將數據即時導出，並利用 Looker Studio 等工具製作即時視覺化報表，供管理階層做決策（如現金流量表、毛利分析等）。

嘉翎認為，讓 AI 解決重複性工作，不僅有助於企業在艱困時期維持正常營運，更能讓新進人員專注於只有人才能做的事，這對提升企業經營的韌性有極大幫助。

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