G Suite省下一百多萬的會議設備，門市還能用POS機電腦開啟雲端檔案

摘要

日藥本舖作為在全台各地都有門市的零售業，在導入G Suite後將雲端工具活用於店鋪管理與內部溝通作業。利用Hangouts與廠商、門市視訊會議省下一百多萬的會議設備；並透過Google試算表開啟瀏覽器即可使用的特性，省下門市POS機電腦的硬體設備資源，以此作為大型零售業應用G Suite來減少硬體設備成本、提升生產力的案例參考。

客戶基本資訊

公司名稱	日藥本舖股份有限公司
公司簡介	於微風台北車站開設第一家門市，店鋪主要為販賣日本製及日本廠商製品的藥妝店，醫藥品也是以取得台灣認證的日本製品為主。醫藥品及台灣進口的商品透由台灣總代理商進貨，台灣沒有的製品則直接從日本原裝進口。 希望提供國人健康，強調品質流行趨勢為目標。未來將陸續拓展市場，讓國人可以不用出國即可買到日本商品。
公司類型	藥品／化妝品及清潔用品零售業
公司規模	100人以上
導入時間	2016年

使用成果

效益

Gmail企業版出國也能夠收信，出差不用再找代理人

原先日藥本舖使用簡易的郵件主機系統，然而該系統一旦未使用公司網路，就無法收發信件，對於下班後需要臨時收發信件的員工來說十分不便；若有緊急狀況也無法即時回應處理，只能請代理人協助回信。因此決定轉換至公司同仁都很熟悉的Gmail。Gmail企業版除了只要連上網路就能夠收發信件之外，更可以透過手機登入帳號使用，即便出國也能即時回覆。而過去有時會發生的垃圾信問題，也因為Gmail企業版能自動過濾垃圾信件與異常檔案，因而大大降低了電腦中毒的風險，減少了許多維護系統的成本。

POS機開網頁就能使用檔案，Google試算表會自動同步資料

在全台各地擁有許多門市的日藥本舖，總部時常有許多行政命令與陳列規範需傳達給各門市。過去各門市為了存取總部發布的文件，電腦還得安裝文書軟體，這些軟體對於硬體設備的要求較高，某些只有簡易POS機的門市使用上較困難。不過在轉換至G Suite後，只要透過瀏覽器開啟網頁，就可使用雲端硬碟中的資料，因此較不佔用硬體設備的資源。除此之外，過去傳遞檔案得靠信件往返，需確認收到的檔案是否為最新版本；而Google試算表會自動同步所有的更動，避免店鋪看到錯誤的舊版資訊，也省下確認版本的時間。

用Hangouts與中南部店鋪視訊會議，省下一百多萬的會議設備

由於日藥本舖商品眾多，合作廠商需時常至總部介紹新產品的功能與規範，為了能將這些資訊佈達給各店鋪知悉，因此需進行遠端視訊會議。過去曾花費一百多萬購買設備、建置語音會議系統；然而系統維護不易、修理成本高且攜帶不便，因而決定使用G Suite的Hangouts進行視訊會議。使用Hangouts除了不必額外花錢維護設備外，比起其他通訊軟體，連線時的穩定度與流暢度也讓蘇經理十分滿意，畫面與聲音不會斷斷續續，讓中南部店鋪不會遺漏任何重要的資訊。

Google日曆管理辦公室資源，預約會議室、行程更方便

過去日藥本舖在尚未導入G Suite前，若需使用會議室得向總機登記紙本預約，然而透過紙本登記會議室無法即時反應預約狀況，若有同仁預約同時段，還得請總機協調安排，耗費不少時間。轉換G Suite後，Google日曆能將公司內部的辦公室設成資源，讓同仁直接線上預約，並自動排除會議室已預約的時段，避免同時預約，不需再麻煩總機協調與安排。若使用手機開啟Google日曆，也能夠外出時馬上查看彼此有共享的日曆，知道誰外出、會議，省下不少溝通確認的時間。

負責專員感想

感謝蘇先生大方與我們分享了從導入G Suite到現在一路以來的使用心得，日藥本舖不僅使用Gmail，甚至連雲端硬碟、Hangouts、日曆資源、群組等都有效地應用在辦公環境中，將G Suite發揮得淋漓盡致。與之前雷電主機的環境相比，G Suite提供給同仁的雲端辦公環境，不管是整體成本的降低，或是介面操作的方便度提升，都讓大家體會到有明顯的差異，同時感受到G Suite所帶來的強大C/P值。客戶能夠如此發揮其價值，正是我們所希望能帶給客戶的體驗。此外，也很高興他們能藉由公司內部強大的IT部門，協助公司同仁更加活用G Suite，應用在辦公環境中，展現G Suite的價值。

（業務執行　Rainnie）