專欄發布日期:2023.09.15

想知道如何在 Google Workspace 中使用 AI 提升您的工作效率嗎?本篇將為您介紹在 Gmail 使用 Gemini(原名 Duet AI) 「Help Me Write」功能的前置作業與操作步驟 ,以往要花上幾十分鐘撰寫的電子郵件,現在只需3分鐘即可完成!

在 Gmail 啟用 Gemini 的前置準備

1. 購買或申請試用

Gemini(原名 Duet AI) 僅開放 Google Workspace 企業用戶訂購或申請試用,若您的公司已購買 Gemini,則須由管理員分配授權給您的帳戶後才能使用。

2. 將 Google 帳戶語言設定為英文

Gemini for Google Workspace 目前僅支援英文,因此您必須先將 Google 帳戶語言設定為英文。若要更改帳戶語言,請至 https://myaccount.google.com/u/1/language 新增語言 English(United States),並將其設定為偏好語言。

將 Google 帳戶語言設定為英文,方能使用 Gemini

三步驟使用 Gemini 完成電子郵件

了解 Gemini 目前的運作限制、做好事前準備後,就可以開始用 Gemini 撰寫電子郵件:

步驟一、點擊 Gmail 中的 Help Me Write 功能

開啟 Gmail 新郵件後,點選視窗左下角的「Help me write」按鈕。

點選 Help me write 讓 Gemini 幫忙寫信

步驟二、輸入英文指令創建草稿

輸入英文指令,表達您的郵件撰寫需求。如您不熟悉英文,可以使用 Google 翻譯或其他翻譯工具,將中文指令翻譯成英文後貼入。輸入完畢後,點選「Create」按鈕。

如下圖範例所示,我們輸入「Write an invitation about Gemini Webinar」要求 AI 草擬一份 Gemini 線上說明會的邀請函。

輸入指令、按下Create, Gemini 就會協助產製郵件

通常在一分鐘以內,Gemini 就能產出一篇完成度相當高的郵件內容,為您省下檢查文法與錯字、斟酌語詞是否通順等等的時間。

Gemini 產出郵件

如果內容大致上符合您的需求,點選「Insert」按鈕即可將內容插入到 Gmail 中,您只需要針對細節作微調,補上收件人、主旨後便能發送郵件。但如果不是很滿意,可參考步驟三來進行調整。

按下 Insert ,讓 Duet AI 將內容置入郵件

步驟三、 使用 Recreate 重寫或 Refine 調整內容

● Recreate :不滿意?請 Gemini 重寫一次

若您對 Gemini 產出的郵件不滿意,或是想試試看其他切入點、其他結構的郵件,可以點擊「Recreate」按鈕,要求 Gemini 重新產出一封郵件草稿。

按Recreate請 Gemini 重新產出

● Refine :調整篇幅與文風

若草稿方向大致上正確,您可以點擊「Refine」開啟選單,讓 Gemini 加減篇幅或換句話說。目前 Refine 功能提供四種調整語氣或篇幅的方式:Formalize(更正式、更專業)、Elaborate(更完整、更豐富)、Shorten(簡化縮短)、I’m Feeling Lucky(讓 Gemini 自動選擇)。

按下Refine,讓 Gemini 按照指令調整文型

可參考下方簡報,進一步查看 Gemini 的 Refine 功能是如何調整郵件的。

注意事項
※所有透過 Refine 功能寫完的郵件,都可以再用 Recreate 功能,讓 Gemini 按照您在 Refine 設定的文風與篇幅來產出全新的版本。
※在此進行的動作都無法還原。若要重來,需按下右上角的叉叉後,回到步驟一重新下指令,因此若您不確定最終要使用的版本,可以另外複製到記事本,或是把每個版本都「Insert」,最後刪去不要的內容。

隱藏密技:自己寫的郵件,也可請 Gemini 協助調整

除了使用 Help Me Write 功能讓 Gemini 產出草稿之外,您也可以自己撰寫草稿後,再交給 Gemini 來優化。如下圖所示,一樣有讓郵件內容變正式、擴展篇幅、精簡或自動選擇等四種方式可選擇。

寫好的郵件也可以讓 Gemini 調整

使用 Gemini 在 Gmail 寫郵件的注意事項

雖然使用 Gemini 可以快速產出新郵件、協助使用者調整或完成現有郵件,非常便利,但由於目前 Gemini 甫正式開放使用,且僅支援英文,故可能會有以下情形發生:

1.可能發生錯誤,請稍後再試

使用過程中,可能會出現「We’re still learning, and can’t help with that. Try another request.」的錯誤訊息,建議您將要進行的任務換個說法指派給 Gemini。如果還是不行,請關閉 Gmail 重新嘗試,或是稍後再試。

2.目前只能產出英文郵件,有中文需求者須另行翻譯

目前 Gemini 只支援英文指令,同時也只能產出英文內容。如果指定語言,會出現錯誤訊息。如果真的有中文使用上的需求,建議搭配 Google 翻譯,或其他翻譯工具來進行。

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