在 Gmail 用 Duet AI 快速完成電子郵件

專欄發布日期：2023.09.15

在 Gmail 啟用 Duet AI 的前置準備
三步驟使用 Duet AI 完成電子郵件
使用 Duet AI 在 Gmail 寫郵件的注意事項

想知道如何在 Google Workspace 中使用 AI 提升您的工作效率嗎？本篇將為您介紹在 Gmail 使用 Duet AI 「Help Me Write」功能的前置作業與操作步驟，以往要花上幾十分鐘撰寫的電子郵件，現在只需3分鐘即可完成！

在 Gmail 啟用 Duet AI 的前置準備

1. 購買或申請試用

Duet AI 僅開放 Google Workspace 企業用戶訂購或申請試用，若您的公司已購買 Duet AI，則須由管理員分配授權給您的帳戶後才能使用。

2. 將 Google 帳戶語言設定為英文

Duet AI 目前僅支援英文，因此您必須先將 Google 帳戶語言設定為英文。若要更改帳戶語言，請至 https://myaccount.google.com/u/1/language 新增語言 English（United States），並將其設定為偏好語言。

三步驟使用 Duet AI 完成電子郵件

了解 Duet AI 目前的運作限制、做好事前準備後，就可以開始用 Duet AI 撰寫電子郵件：

步驟一、點擊 Gmail 中的 Help Me Write 功能

開啟 Gmail 新郵件後，點選視窗左下角的「Help me write」按鈕。

步驟二、輸入英文指令創建草稿

輸入英文指令，表達您的郵件撰寫需求。如您不熟悉英文，可以使用 Google 翻譯或其他翻譯工具，將中文指令翻譯成英文後貼入。輸入完畢後，點選「Create」按鈕。

如下圖範例所示，我們輸入「Write an invitation about Duet AI Webinar」要求 AI 草擬一份 Duet AI 線上說明會的邀請函。

通常在一分鐘以內，Duet AI 就能產出一篇完成度相當高的郵件內容，為您省下檢查文法與錯字、斟酌語詞是否通順等等的時間。

如果內容大致上符合您的需求，點選「Insert」按鈕即可將內容插入到 Gmail 中，您只需要針對細節作微調，補上收件人、主旨後便能發送郵件。但如果不是很滿意，可參考步驟三來進行調整。

步驟三、使用 Recreate 重寫或 Refine 調整內容

● Recreate ：不滿意？請 Duet AI 重寫一次

若您對 Duet AI 產出的郵件不滿意，或是想試試看其他切入點、其他結構的郵件，可以點擊「Recreate」按鈕，要求 Duet AI 重新產出一封郵件草稿。

● Refine ：調整篇幅與文風

若草稿方向大致上正確，您可以點擊「Refine」開啟選單，讓 Duet AI 加減篇幅或換句話說。目前 Refine 功能提供四種調整語氣或篇幅的方式：Formalize（更正式、更專業）、Elaborate（更完整、更豐富）、Shorten（簡化縮短）、I’m Feeling Lucky（讓 Duet AI 自動選擇）。

可參考下方簡報，進一步查看 Duet AI 的 Refine 功能是如何調整郵件的。

注意事項
※所有透過 Refine 功能寫完的郵件，都可以再用 Recreate 功能，讓 Duet AI 按照您在 Refine 設定的文風與篇幅來產出全新的版本。
※在此進行的動作都無法還原。若要重來，需按下右上角的叉叉後，回到步驟一重新下指令，因此若您不確定最終要使用的版本，可以另外複製到記事本，或是把每個版本都「Insert」，最後刪去不要的內容。