在 Gmail 用 Duet AI 快速完成電子郵件

專欄發布日期:2023.09.15

想知道如何在 Google Workspace 中使用 AI 提升您的工作效率嗎?本篇將為您介紹在 Gmail 使用 Duet AI 「Help Me Write」功能的前置作業與操作步驟 ,以往要花上幾十分鐘撰寫的電子郵件,現在只需3分鐘即可完成!

在 Gmail 啟用 Duet AI 的前置準備

1. 購買或申請試用

Duet AI 僅開放 Google Workspace 企業用戶訂購或申請試用,若您的公司已購買 Duet AI,則須由管理員分配授權給您的帳戶後才能使用。

2. 將 Google 帳戶語言設定為英文

Duet AI 目前僅支援英文,因此您必須先將 Google 帳戶語言設定為英文。若要更改帳戶語言,請至 https://myaccount.google.com/u/1/language 新增語言 English(United States),並將其設定為偏好語言。

將 Google 帳戶語言設定為英文,方能使用 Duet AI

三步驟使用 Duet AI 完成電子郵件

了解 Duet AI 目前的運作限制、做好事前準備後,就可以開始用 Duet AI 撰寫電子郵件:

步驟一、點擊 Gmail 中的 Help Me Write 功能

開啟 Gmail 新郵件後,點選視窗左下角的「Help me write」按鈕。

點選 Help me write 讓 Duet AI 幫忙寫信

步驟二、輸入英文指令創建草稿

輸入英文指令,表達您的郵件撰寫需求。如您不熟悉英文,可以使用 Google 翻譯或其他翻譯工具,將中文指令翻譯成英文後貼入。輸入完畢後,點選「Create」按鈕。

如下圖範例所示,我們輸入「Write an invitation about Duet AI Webinar」要求 AI 草擬一份 Duet AI 線上說明會的邀請函。

輸入指令、按下Create, Duet AI 就會協助產製郵件

通常在一分鐘以內,Duet AI 就能產出一篇完成度相當高的郵件內容,為您省下檢查文法與錯字、斟酌語詞是否通順等等的時間。

Duet AI 產出郵件

如果內容大致上符合您的需求,點選「Insert」按鈕即可將內容插入到 Gmail 中,您只需要針對細節作微調,補上收件人、主旨後便能發送郵件。但如果不是很滿意,可參考步驟三來進行調整。

按下 Insert ,讓 Duet AI 將內容置入郵件

步驟三、 使用 Recreate 重寫或 Refine 調整內容

● Recreate :不滿意?請 Duet AI 重寫一次

若您對 Duet AI 產出的郵件不滿意,或是想試試看其他切入點、其他結構的郵件,可以點擊「Recreate」按鈕,要求 Duet AI 重新產出一封郵件草稿。

按Recreate請 Duet AI 重新產出

● Refine :調整篇幅與文風

若草稿方向大致上正確,您可以點擊「Refine」開啟選單,讓 Duet AI 加減篇幅或換句話說。目前 Refine 功能提供四種調整語氣或篇幅的方式:Formalize(更正式、更專業)、Elaborate(更完整、更豐富)、Shorten(簡化縮短)、I’m Feeling Lucky(讓 Duet AI 自動選擇)。

按下Refine,讓 Duet AI 按照指令調整文型

可參考下方簡報,進一步查看 Duet AI 的 Refine 功能是如何調整郵件的。

注意事項
※所有透過 Refine 功能寫完的郵件,都可以再用 Recreate 功能,讓 Duet AI 按照您在 Refine 設定的文風與篇幅來產出全新的版本。
※在此進行的動作都無法還原。若要重來,需按下右上角的叉叉後,回到步驟一重新下指令,因此若您不確定最終要使用的版本,可以另外複製到記事本,或是把每個版本都「Insert」,最後刪去不要的內容。

隱藏密技:自己寫的郵件,也可請 Duet AI 協助調整

除了使用 Help Me Write 功能讓 Duet AI 產出草稿之外,您也可以自己撰寫草稿後,再交給 Duet AI 來優化。如下圖所示,一樣有讓郵件內容變正式、擴展篇幅、精簡或自動選擇等四種方式可選擇。

寫好的郵件也可以讓 Duet AI 調整

使用 Duet AI 在 Gmail 寫郵件的注意事項

雖然使用 Duet AI 可以快速產出新郵件、協助使用者調整或完成現有郵件,非常便利,但由於目前 Duet AI 甫正式開放使用,且僅支援英文,故可能會有以下情形發生:

1.可能發生錯誤,請稍後再試

使用過程中,可能會出現「We’re still learning, and can’t help with that. Try another request.」的錯誤訊息,建議您將要進行的任務換個說法指派給 Duet AI。如果還是不行,請關閉 Gmail 重新嘗試,或是稍後再試。

2.目前只能產出英文郵件,有中文需求者須另行翻譯

目前 Duet AI 只支援英文指令,同時也只能產出英文內容。如果指定語言,會出現錯誤訊息。如果真的有中文使用上的需求,建議搭配 Google 翻譯,或其他翻譯工具來進行。

心動就先從免費試用開始吧!

對Google Workspace有興趣的您可以

立即預約諮詢

從產品需求到導入支援皆會親切說明

申請免費試用

付費使用前先體驗實際操作環境

support