Gmail 企業專用的電子信箱
Gmail 功能特色與常見問題完整介紹
Gmail 自 2004 年推出以來，已在全球擁有超過 20 億活躍用戶，是世界上最受歡迎的電子郵件服務之一，根據資策會調查，台灣也有超過 80% 的民眾使用 Gmail。在本文中，我們將針對 Gmail 的功能、隱私與安全性、與其他郵件服務的比較、業務應用等進行全面探討，幫助您更好地評估是否要採用 Gmail 作為企業信箱。
Gmail 是什麼？
Gmail 是 Google 提供的電子郵件服務，分為個人版、企業版與教育版三種，其中最主要的差異在於企業版提供更大的儲存空間、更強大的搜索功能、更高級的安全和隱私保護，並搭配管理和協作工具，更能符合企業和組織的使用需求，下文介紹也將以企業版 Gmail 為主。
Gmail 有哪些功能？
如果您每天有大量的公務信件，除了基本的收發信件之外，Gmail 還提供許多讓企業用戶使用上更加便利的功能，把郵件管理變輕鬆之後，注意力自然能夠集中在最重要的郵件上。主要功能列舉如下：
自動過濾垃圾郵件
阻擋超過99.9%的垃圾郵件、網路詐騙和惡意攻擊，不需額外安裝軟體或建置防火牆。
篩選器可自動處理來信
可設定篩選器對信件自動進行刪除、封存、回覆、歸檔或標記為讀取，不用一封封處理。
自訂標籤，清楚分類
允許用戶以多種方式分類郵件，比方說根據主題、類別或發件人等資訊來分類，方便管理。
自動回覆，即時回應
當您因為休假、沒有網路等因素無法接收信件時，可設定自動回覆告知對方，不會因為遲遲未回覆而造成客戶不好的觀感。
進階搜索，速查郵件
您可以透過關鍵字詞、日期範圍、收寄件人等多種進階條件來查找郵件，不論您的收件匣有多滿，都能迅速找到所需的信息。
雙重認證，帳戶更安全
若啟用雙重認證，登入時除了輸入密碼之外，還需要輸入隨機生成的一次性密碼，可有效避免帳戶密碼被破解或盜用。
允許30秒內收回
可以讓您在寄出信件後，在 30 秒內將信件收回，以免在匆忙中寄出錯誤的信件。
可預訂排程寄信
可選擇特定的時間日期寄信，讓您在非工作時間或不方便收發郵件的情況下，安排好信件寄送。
整合日曆快速安排會議
不用離開 Gmail 就能在信中插入會議時間，提供有空的時段，讓收信人點選並新增日曆活動。
為什麼 Gmail 適合企業使用？
根據 G2 Crowd, Inc.（知名的企業軟件和服務評論網站） 的調查顯示，Gmail 企業信箱在客戶滿意度上獲得了4.6星的高分（滿分為5星），除了界面簡潔直觀、易於上手之外，更有以下六大特點，讓 Gmail 成為眾多企業首選的電子郵件解決方案。
可用性高又不須維護
傳統主機維護成本較高，並且容易出現漏信和當機問題。而 Gmail 依靠的是 Google 強大的基礎設施，不但能保證 99.9% 的時間運作正常，不會無預警暫停服務，隨時保持在最新版本也是雲端軟體的一大優點。
強大的安全防護
傳統主機往往在安全性和管理上面臨更多挑戰，尤其是在抵禦釣魚信件和病毒攻擊方面。而 Gmail 使用先進的機器學習技術，並且持續更新防護，讓您免受釣魚攻擊或是隱藏在附件中的潛在病毒等侵擾。
應用程式整合性高
Google Workspace 的應用程式之間都能無縫接軌，所有郵件、活動和通訊錄資料也能進行雙向同步。在 Gmail 介面中即可透過 Google Meet 或 Google Chat 與同事交流、傳送日曆邀請，使遠程協作變得更加便捷。
以域名作為郵件地址
有別於@gmail.com的命名方式，企業版 Gmail 可以將郵件地址設定為企業域名，例如 service@[貴公司網域]，以提高專業形象與客戶的信任感。
可設定群組信箱
可設立共用的群組信箱，不但相關成員都能收信查看，也能以該信箱名義發信或回覆，顯得更加專業。此外，群組信箱為虛擬信箱，不需要額外付費喔！
可留存郵件供日後稽核
高階版本的保管箱服務可對來往信件執行保留、搜尋、匯出、永久留存以供查詢等等。不須額外購買軟體，便能以相對較低的成本來達成資訊留存與蒐集。
可集中設定控管郵件
管理員可管理所有成員的郵件儲存空間、郵件保留天數等，也可自訂垃圾郵件篩選器、允許或封鎖特定寄件者的郵件等，以高效率的方式來確保公司系統安全。
可設定內容規範規則
管理員可設定多項規則來拒絕、隔離或傳送郵件，例如禁止特定群組互傳郵件、拒絕寄出可能含有公司機密的郵件、隔離來源不在指定 IP 位址範圍內的郵件等。
統一設定使用者簽名檔
如果公司需要為法律、資訊或促銷用途的外寄郵件加上註腳文字，例如法規遵循、公司宣傳訊息或標準簽名等，管理員可為所有使用者建立相同的簽名檔。
Gmail 如何保護您的帳戶安全？
從企業或管理者的角度來看，Gmail 強化了用戶身份驗證、透過機器學習來過濾垃圾郵件、使用 TLS 連線與加密傳輸數據，並提供高級的管理控制功能，允許管理者設置細緻的安全政策和監控員工的電子郵件活動，皆有助於保障您的帳戶安全。
管理員控制
管理員可透過控制台進行安全設置，如：啟用雙重認證或強密碼、禁止弱密碼、限制登入嘗試次數、密碼防護警示等措施。
數據隔離與加密
將數據隔離在不同的數據中心，以免被竊取所有用戶數據。高階版本的代管式S/MIME可加密郵件、加入數位簽章以提升安全。
安全審計報告
提供安全審計功能，幫助企業監控其電子郵件系統的安全狀態，包括：電子郵件活動報告、安全事件報告、數據泄露報告等等。
集中管理
允許管理者從單一位置管理所有用戶帳戶的安全設置，讓管理者能夠更有效地管理安全策略和監控電子郵件活動。
自動化
提供自動化功能，幫助管理者簡化安全管理任務，例如自動化安全策略配置、自動化安全監控、自動化安全事件響應。
數據主權
可將數據存儲在自己的數據中心，以控制數據的存儲位置、存儲方式和訪問權限，來降低數據泄露的風險，並確保數據合規。
隱私沙盒
允許用戶在發送含敏感信息的電子郵件之前，先在沙盒中預覽，Gmail 會通知是否檢測到安全風險，以避免發送含有惡意軟體或有害內容的電子郵件。
安全密件
允許用戶發送加密的電子郵件，只有收件人才能解密。安全密件使用了 AES-256 加密算法，可以有效防止第三方竊取電子郵件內容，保護您的敏感或機密訊息。
安全瀏覽器
允許用戶啟用安全瀏覽器，當用戶在 Gmail 中點擊電子郵件中的連結時，安全瀏覽器會檢查連結是否指向惡意網站，阻止惡意軟體的下載和安裝。
我的公司適合使用 Gmail 嗎？
若您符合以下任一項，Gmail 都有可能是適合您的解決方案，若您對 Gmail 企業信箱有興趣，也歡迎隨時聯絡我們，由專人為您提供諮詢服務。
| V 希望郵件的搜索和分類能更加輕鬆有效率 | V 公司信箱要能夠提高大家的生產力 |
| V 願意投資能提高生產力的解決方案 | V 信箱只是一部分，希望能使用更多提高生產力的工具 |
| V 需要能夠集中管理的郵件系統 | V 使用上要能符合安全與合規性 |
| V 公司並非永遠只用同一套系統 | V 公司願意轉換到能提高生產力的系統 |
| V 公司或產業不排斥雲端 | V 需要較高的郵件容量 |
| V 公司人數規模在17人以上 | V 不會在Google限制的國家或地區使用 |
常見問題
QGoogle Workspace 跟企業版Gmail 是一樣的嗎？可以只購買 Gmail 功能就好嗎？
Q透過田中系統來導入企業版 Gmail，有什麼好處？
透過田中系統購買Google Workspace 帳號的話，除了有專屬的客戶服務平台，由親切的台灣客服在上班時段10分鐘內回覆問題外，也提供相當多的延伸應用服務，歡迎參考田中系統服務一覽。
Q企業版要付多少錢？怎麼獲得折扣？
田中系統的網站提供所有版本的費用，價格透明無隱藏費用，請參考：Google Workspace 價格表。若您購買20個帳號以上，帳號數越多能給的優惠空間越大。
Q公司過去是使用 Outlook，改成 Gmail 會差異很大嗎？
基本的收發信、聯絡人等功能是相同的，主要差異在使用介面，但 Gmail 介面相當簡單好上手，且提供更豐富的管理與篩選功能，可參考官方說明文件：Outlook 和 Gmail 的差異。此外，田中系統提供30天免費試用機會（Google 官方只有14天），您可以先試用再決定是否採用。導入後田中系統也有提供管理員或使用者的教育訓練課程，不用從頭開始摸索。
QGmail 需要安裝軟體或是有瀏覽器的限制嗎？
您可以透過多款熱門瀏覽器使用 Gmail，例如 Chrome、Firefox 和 Safari，行動裝置也能安裝 Gmail 的應用程式，可在 App Store或 Google Play 商店下載，即使不在辦公室內也能輕鬆使用 Gmail。
QGmail 免費與付費版有何不同之處？
一般個人 Gmail 雖然不用付費，但要作為企業信箱使用的話，Google Workspace 的 Gmail 功能會更加符合企業需求，例如可自訂電子郵件地址 (@<貴公司名稱>.com)、可設定群組電子郵件、99.9% 正常運作時間服務滿意保證、比免費版超出2倍以上的儲存空間、零廣告、全年無休支援等等。
延伸閱讀：Gmail 信箱：個人與企業版（Google Workspace 企業信箱）的差別
Q可以將現有的電子郵件遷移至 Google Workspace Gmail嗎？
可以，您可以將電子郵件從原本的環境（例如 Microsoft®、IBM® Notes® 等系統）匯入到 Gmail。
延伸閱讀：將貴機構的資料遷移至 Google Workspace
Q不同 Google Workspace 版本的 Gmail 有什麼差異嗎？
Google Workspace 各版本提供的 Gmail 在儲存空間、存取控制、安全性選項、支援等級和部分進階功能方面可能有所不同。較高等級的版本包括更多儲存空間（目前最高可達 5 TB）、更強的資料保護措施、更細緻的管理控制。
延伸閱讀：Google Workspace 價格表、Google Workspace 版本選擇指南
Q如果想要郵件地址中包含企業網域，設定上會很麻煩嗎？
您需要變更網域的 MX 記錄，將收到的郵件導向 Google 的郵件伺服器，可參考官方說明文件：Google Domains：啟用 Google Workspace 的 Gmail 服務，如果希望委託田中系統處理，請參考我們的網域註冊與 DNS 管理服務。
