如何為使用者新增 Google Workspace 帳戶

專欄發布日期：2022.11.24

Google Workspace 是什麼？

企業數位化已經是一個無法避免的趨勢，而 Google Workspace 則是一套專門為商務與企業組織所建構，完整兼具通訊及協作功能的辦公平台。Google Workspace 為許多不同規模的商業用戶，量身打造各式專業的版本，每位使用者都能依照自己的需求購買不同版本的 Google Workspace。擁有 Google Workspace 帳戶，就如同擁有了一個建立於雲端的高效辦公室。其主要的通訊軟體有用來寄送郵件的 Gmail，以及提供視訊會議的 Google Meet；協作軟體則有 Google 文件、表格、簡報和試算表，使用者可以將檔案儲存在 Google 雲端硬碟，在線上編輯文檔、表格以及檢視各式檔案。

如果您已經為自己的網域申請了 Google Workspace，那麼只要為公司內的其他使用者新增 Google Workspace 帳戶，便能利用雲端辦公的模式，大幅提升組織內的工作效率，打造更即時、便利的資訊交流平台。

如何為使用者新增 Google Workspace 帳戶？

要讓公司內的員工與您一起使用 Google Workspace 的功能，您需要將每一位公司成員的帳戶新增至使用者清單裡，授權他們使用 Google Workspace。

為 Google Workspace 新增單一使用者

1. 先登入 Google 管理控制台

使用任何網路瀏覽器，輸入網址：admin.google.com，於登入頁輸入您的管理員帳戶和密碼後登入 Google 管理控制台。

2. 登入後從控制台的左邊欄位，選擇「新增使用者」。

3. 輸入要新增的使用者姓氏、名字、主要電子郵件地址。可以選擇性的填入對方次要電子郵件地址以及電話號碼。輸入完畢之後點選「新增使用者」。

4. 完成之後點選「複製密碼」，將新增後的使用者密碼提供給對方登入使用。如果需要繼續新增使用者，請點選左下角的「新增其他使用者」。如果需要結束，點選右下角的「完成」，即可完成新增使用者的步驟。

5. 點選完成之後，您會得到以下畫面，您也可以在這個步驟複製新增使用者後由Google提供的隨機密碼，將密碼分享給新使用者以便日後登入。複製後請點選「完成」，結束新增使用者。

為 Google Workspace 新增大量使用者

除了上述個別新增單一使用者的步驟，如果您是大型的機構，也可以使用下列方式來為您的 Google Workspace 一次大量新增多名用戶。

1. 使用 CSV 檔案一次新增或者更新使用者清單。
2. Google Cloud Directory Sync (GCDS) 同步 LDAP 的人員資料。
3. 將 HCL Notes 上的資料轉移至 Google Workspace。
4. 使用第三方工具快速進行大量佈建（適合欲在短期內新增五萬名以上使用者的對象）。

Google Workspace 帳戶使用注意事項

如果您正在為您的企業體打造專屬的 Google Workspace 雲端辦公模式，請注意每一位使用者都需要擁有 Google Workspace 帳戶才能同時使用上面的應用程式及服務。更重要的是請勿讓多位使用者共同使用同一帳戶，以免造成以下問題：

• 多位使用者共同使用 Google Workspace 帳戶容易導致帳戶容量不敷使用、達到帳戶運作的臨界點。
• 多位使用者會導致 Google 在安全識別時，重複的發出帳戶登入警告。
• 如果使用者無法即時的回應 Google 安全識別的登入問題，可能導致帳號被鎖。

因此為了確保您在 Google Workspace 上擁有更好的作業體驗，請務必確認每一位成員都擁有各自的 Google Workspace 帳戶。如果您有更多關於 Google Workspace 的相關疑問，歡迎參考其他文章，或聯繫 Google 的菁英合作夥伴田中系統，根據您的需求，為您做出最專業的諮詢建議。