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用 Duet AI 在 Google 文件快狠準寫文件!

專欄發布日期:2023.09.15

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常常在寫文件、立合約時耗盡腦力,反覆在遣詞用字上斟酌、深怕寫漏了什麼,擔心文法是否正確、有沒有打錯字拼錯詞?所幸 Google推出了 Duet AI ,讓使用者可以在 Google 文件透過 Help me write 和 Proofread 功能,快狠準地完成寫作任務,不必再為了一字一句來回思考好長一段時間。接下來就帶您看看 Duet AI 怎麼在 Google 文件協助使用者寫作:

Help me write:快速產出並調整文字內容

藉由 Duet AI 在 Google 文件的 Help me write 功能,使用者只要提供指令,就能一件完成寫作任務,並根據需求調整文章篇幅和語氣,甚至可以自己指定文章體裁、資訊呈現方式。只要按照以下步驟進行即可:

步驟一、開啟 Help me write 並輸入指令

Help me write 功能開啟鍵會顯示在段落前方,按下就可以啟動 Help me write 功能。可以開始向 Duet AI 提出寫作需求。

點選段落開頭的 Help me write 按鈕開啟 Duet AI

按下後,就可以開始輸入指令,在此以「寫一篇資深SEO內容行銷專員的職務描述」為例。輸入完畢後,按下 Create ,就能讓 Duet AI 產出內容。

輸入指令後,按下 Create 讓 Duet AI 產出內容

讓 Duet AI 運作約15秒的時間, Duet AI 就會按照需求產出結果。若不需再調整產出的職務敘述,只要 Insert , Duet AI 就會把這段職務描述正式置入文件。

不須再調整產出內容,按下 Insert , Duet AI 就會將內容置入文件

步驟二、調整寫作內容

假如想對文字內容作調整,按下 Refine 就會出現選單。

若需要調整文字,按下 Refine 會出現選單

Refine 功能提供非常多種文字調整的選項:

  • Tone 調整語氣:可以把語氣調整為正式語氣,或是把文字改得比較日常
  • Summarize 形成摘要:將文字最精簡化,做成可以快速讀完的摘要
  • Bulletize 改為條列式:改成以條列式呈現資訊
  • Elaborate 加長篇幅,詳細說明:針對現有的寫作內容,做出更詳細的說明
  • Shorten 縮短篇幅,精簡化:把現有寫作內容精簡化,減少篇幅到可以較快看完的程度
  • Retry 重產出新版本:對現有版本不滿意,請 Duet AI再產出一篇。無論先前有沒有把文章 Refine 過,都可以使用 Retry 請 Duet AI 重寫一篇
  • Custom 客製寫作要求:自己跟 Duet AI 許願,設定寫作需求讓 Duet AI產出

※ Summarize 和 Shorten 的差異: Summarize 是產出該篇文章的重點摘要; Shorten 則是針對文章篇幅的縮短。

隱藏秘訣:自己寫的段落也能請 Duet AI 調整、重寫

自己寫成的文字,也可以選起來、請 Duet AI 協助調整。把一段文字選起來後,按下前面的 Help me write 按鈕即可

可以選取一段文字,讓 Duet AI 修改調整

功能選項和前面介紹的 Refine 差不多,一樣可以摘要化、條列式、換語氣等等,但多了 Rephrase 的選項,可以純粹把一段文字換句話說。

Proofread:協助使用者進行文字校正

雖然利用 Duet AI 的 Help me write 功能,可以方便快速地寫完文件,但很多時候使用者還是需要自己進行一些後續調整,而人為調整的過程中,就有可能出現拼字、文法等文字使用上的錯誤。此時可以使用 Duet AI 在 Google 文件上的另一個功能: Proofread 進行文字校正。

Proofread 會自動在文件上標出需要校正的部分,如要開始校正,到視窗右上角打開 Proofread 。

到右上角打開 Proofread 校正文字

打開 Proofread ,會在螢幕右方顯示所有建議修正的文字錯誤,並提出修正方案。若同意 Duet AI 的判斷,按下勾勾就能修正。

如果同意 Duet AI 的修正,按下勾勾

Proofread 會協助使用者抓出拼字、文法、用詞、冗詞贅字、斷句、語態的錯誤,並提出修正方案,對有大量跨國跨語言往來的用戶而言非常實用,能夠大幅減少文件撰寫上的錯誤,避免造成誤會。

Duet AI 提供 Proofread 功能協助使用者校稿

Duet AI X Google 文件的3個使用注意事項

Duet AI 能夠幫助 Google 文件使用者快速達成各式文字產出需求,同時避免文字撰寫上會出現、可能讓人質疑專業度的錯誤,相信看到這裡的您也想趕緊使用看看。在此先提醒3項 Duet AI 在 Google 使用時的注意事項:

只能在網頁版 Google 文件使用

目前 Duet AI 提供的 Help me Write 、 Proofread 兩大功能,都必須在網頁版環境使用,尚未開放在手機、平板環境使用。

只能使用英文指令、產出英文內容

Duet AI 目前僅開放以英文使用,只能以英文指令讓 Duet AI 動作,也只能產出英文內容。若有其他語言的需求,建議搭配 Google 翻譯或其他翻譯工具使用。

Duet AI 尚在學習,有可能出錯

由於 Duet AI 甫於2023年9月1日開放註冊試用,有時可能會無法確實遵照指令產出文字,或是出現 We are still learning, and cannot help with that. Try another request. 之類的錯誤訊息。出現這類狀況時,建議把整個視窗關掉重開後再重試一次,或是換個指令試試看。

心動就先從免費試用開始吧!

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