專欄發布日期:2023.10.03

AI 可說是 2023 年度最熱門話題,許多公司紛紛推出 AI 技術工具,您是否已將這些 AI 技術工具應用於工作中?這些 AI 工具怎麼在日常工作幫上忙,讓工作效率大幅提升、多出更多時間進行更重要任務?今天就來為您介紹3種 Google Workspace AI 工具,以及未來可能出現、能替工作帶來幫助的 AI 工具介紹,讓您看完之後,能更了解 AI 怎麼讓使用者有效工作。

3種可應用於 Google Workspace 的 AI 工具

現階段有3種 Google Workspace AI 技術工具,以下為您介紹:

Duet AI:生成式 AI 工作助理

Duet AI 為 Google 在 2023 年 9 月 1 日正式開放申請試用的生成式 AI 工作助理,能夠在 Google Workspace 的各種雲端辦公軟體如 Gmail 、Google 文件運作,透過指令生成信件、文件、表格的方式,大幅縮短用戶從頭開始建立文件的時間。Duet AI 目前實際的運用有以下 5 點:

  • Gmail:指令生成信件,並一鍵調整信件長短與語氣
  • Google 文件:指令生成文字內容,一鍵調整文件長短、語氣,也可將一段文字摘要化
  • Google 簡報:指令生成簡報用圖
  • Google 試算表:指令生成表格
  • Google Meet:指令生成會議視訊背景、 AI 技術修正會議視訊畫質細節

若想更了解 Duet AI 怎麼在 Google Workspace 運作,可參考田中系統 Duet AI 專欄

※目前 Duet AI 僅開放英文使用,操作 Duet AI 前須將 Google Workspace 帳戶語言修改為英文。

Bard:有多種外掛功能的 AI 聊天機器人

Bard 是 Google 於 2023 年 3月 21 日推出,類似 ChatGPT 的 AI 聊天機器人,能夠根據使用者的指令或問題提供答案。不同於目前僅支援英文使用的 Duet AI , Bard 已於 2023 年 7 月 13 日開始支援中文使用(部分功能仍只支援英文使用)。

2023 年 9 月 19 日 Bard 大幅更新,不只能夠拉長縮短回覆、 AI 自動搜尋求證,更開放可與其他 Google 工具串接的 Bard Extensions 外掛,讓使用者可以把 Bard 和 Google Workspace 串接,透過對 Bard 下指令,快速爬出指定文件並整理為摘要資料。

Bard 目前於 Google Workspace 的應用有以下 3 項:

  • Gmail:爬蟲特定寄件人的信件,做出摘要或整理日程
  • Google 文件:爬蟲指定文件,並做出摘要
  • Google 雲端硬碟:爬蟲雲端硬碟內特定檔案,並做出摘要

無論有沒有使用 Google Workspace,只要持有 Google 帳號就可以使用 Bard,但若要使用 Bard Extensions,一般 Google 使用者可以直接操作,Google Workspace 使用者則需由管理員開啟權限,方可使用。

※Bard 可以中文操作,但 Bard Extensions 目前僅支援英文,操作前須先將 Google Workspace 帳戶語言改為英文

ChatGPT 資料輸入小幫手:快速資料 Key-in

ChatGPT 資料輸入小幫手是可以利用 AI 協助鍵入資料的 Google Workspace 外掛

ChatGPT 資料輸入小幫手則是由田中系統自行開發、上架於 Google Workspace Marketplace ,可在 Google 雲端硬碟使用的 AI技術工具。ChaGPT 資料輸入小幫手結合 Google AI、ChatGPT 等多種 AI 辨識與輸出技術,使用者只要提供一個指令,就可以把過往需要花上一整天的資料輸入、整理工作,縮短為只需一杯咖啡時間的輕鬆任務,事後另行檢查正確性即可。

ChatGPT 資料輸入小幫手的主要功能與運作方式為以下三項:

  • 辨識圖片檔案內的文字
  • 辨識 PDF 文件檔內的文字
  • 將從圖片、PDF 檔案辨識的文字,輸入 Google 試算表

想更清楚 ChatGPT 資料輸入小幫手的詳細功能,歡迎到 ChatGPT 資料輸入小幫手官方網站了解更多資訊。

除了 ChatGPT 資料輸入小幫手,Google Workspace Marketplace 還有許多應用 ChatGPT 等 AI 的 Google Workspace 外掛程式,每款外掛程式的功能都有各自特色與差異,可以不定期到 Google Workspace Marketplace 尋找更多可用外掛。

未來還有哪些 AI 工具可搭配使用?

除了前面介紹3種 Google Workspace AI 工具,未來 Google 還會開放許多其他運用 AI 技術的生成、搜尋功能:

圖片生成:Imagen

類似 Duet AI 在 Google 簡報、Google Meet 運作的圖片產製功能,只要提供一段文字敘述,Imagen 就會協助產出符合敘述的圖片。透過 Imagen 產出的圖片,可以應用於 Google 文件、 Google 試算表等工具。

由於 Imagen 提供的功能目前面臨一些從事不法用途與其他社會道德風險,目前尚未對外開放使用。

音樂生成:MusicLM

向 Music LM 提供關於音樂的描述指令,MusicLM 就會協助製作相關的音樂播放清單,無論是簡報、影片製作,還是活動籌辦時有音樂需求,都可以透過 MusicLM 製作原創音樂。

此功能目前尚由 Google 內部測試中。

AI 搜尋:Search Generative Experience (SGE)

Search Generative Experience (SGE) 是輔助 Google 搜尋的 AI 工具,能夠把該關鍵字的搜尋結果做成摘要。透過 Search Generative Experience (SGE) ,使用者可以更快理解搜尋結果的內容、找到自己需要的資訊,減少查找搜尋資料的時間。

此功能目前尚由 Google 內部測試中。

在 Google Workspace 活用 AI 高效工作!

Google 針對 Google Workspace 使用者,推出許多能夠大幅提升工作效率,減少產出所需時間的 AI 工具。若您想對這些 Google 推出 AI 工具有更多了解,想知道這些 AI 工具確切如何和 Google Workspace 協作、應用情境為何、可以用在哪個工作環節,歡迎隨時向田中系統諮詢。

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