使用保管箱搜尋和匯出功能

_{支援這項功能的版本：Frontline Standard、Business Plus、Enterprise}

步驟 1：登入保管箱

前往 vault.google.com 並使用您的 Google Workspace 帳戶登入。
如果您無法登入保管箱，請要求 Google Workspace 管理員為您啟用保管箱。

步驟 2：建立案件、搜尋和匯出工作區

如要搜尋及匯出使用者資料，請建立「案件」工作區。案件可視為儲存搜尋查詢及匯出案件的資料夾。您可以與他人 (包括外部使用者) 共用案件。

1. 依序按一下 [案件] >[建立]。
   如果畫面上並未顯示 [建立] 選項，請要求 Google Workspace 管理員授予您必要權限。
2. 輸入案件名稱，並視需要輸入說明。
3. 按一下 [建立]。

步驟 3：搜尋資料

您在上一個步驟建立案件後，「搜尋」分頁就會開啟該案件。

如果畫面上並未顯示「搜尋」分頁，請要求 Google Workspace 管理員授予您必要權限。

您現在可以開始搜尋了：

1. 選取要搜尋的 Google 服務，例如 Gmail。
2. 輸入搜尋參數。您可以選擇要搜尋的帳戶，以及其他條件。舉例來說：
   • 尋找特定使用者寄來的郵件 – 在 [帳戶電子郵件地址] 欄位中輸入電子郵件地址，或嘗試使用搜尋運算子，例如 from:<使用者 1>@<公司名稱>.com 和 to:<使用者 2>@<公司名稱>.com。
   • 尋找包含特定詞組的訊息 – 對許多機構來說，Gmail 存放了數百萬封郵件，大部分的常用字詞 (相同語系) 通常會一再出現。請嘗試用引號將多個字詞合併為一整個詞組，例如 “機密專案 X”。
   • 排除草稿 – 寄件者撰寫草稿時，Gmail 會儲存各種不同版本的郵件草稿。如果您不需要留存如此詳細的資訊，請勾選 [排除電子郵件草稿] 方塊，即可將這類郵件自搜尋結果中移除。
   • 排除相符項目 – 如要從搜尋結果中排除特定資料，請在搜尋字詞之前加上連字號 (-)。舉例來說，使用 -subject:vacation 可排除所有主旨中包含「vacation」這個字的郵件。

3. 進一步瞭解如何搜尋 Gmail 與傳統版 Hangouts、雲端硬碟與 Meet、Chat、網路論壇。
4. 按一下 [搜尋]。搜尋完成後，保管箱隨即會開啟結果表格。
   搜尋限制：
   • 已清除的資料：保管箱只能搜尋並傳回未從 Google 正規作業系統中清除的資料，不會自動保留貴機構的任何資料。為確保您可以搜尋及匯出特定資料，請設定保留規則或訴訟保留。
   • 雲端硬碟項目：搜尋雲端硬碟時，您可以搜尋以下各種檔案中的文字：Microsoft Word、Excel 與 PowerPoint、PDF、HTML、TXT 和 RTF。不過，您無法搜尋影片、音訊、圖片或二進位檔案中的內容。
   • 萬用字元錯誤：一旦萬用字元搜尋運算子在使用者的帳戶中比對出 100 個以上字詞，保管箱便無法傳回搜尋結果。舉例來說，如果搜尋 subj:foo* 傳回的相符結果太多，可試著改為搜尋 subj:food* (尋找「food」) 和 subj:foot* (尋找「foot」和「football」)。Chat、雲端硬碟或 Voice 搜尋作業不支援萬用字元搜尋。

步驟 4：預覽結果

如要預覽相符的項目，請在結果表格中點選任一資料列，預覽畫面隨即會在右方側欄中開啟。
預覽操作：

• 郵件：保管箱傳回了郵件的完整會話群組，但將其收合成單一會話串。如要展開會話串，請按一下該郵件。如要預覽個別郵件，請逐一點選郵件。
• 雲端硬碟項目：您可以預覽 Google 檔案，例如文件、試算表、簡報和繪圖，以及使用者上傳的檔案，例如 .docx、.pdf 和 .xlsx。

不過，您可能無法預覽系統傳回的某些訊息或檔案。雖然預覽功能可能受限，但請放心，當您匯出搜尋結果時，所有相符的資料都會包含在匯出檔案中。

步驟 5： 儲存搜尋查詢

決定搜尋參數後，您可以儲存查詢，日後便能快速重新搜尋相同的內容。

• 如要儲存查詢，請按一下 [儲存]。這項操作只會儲存搜尋參數，不會儲存搜尋結果。如要儲存目前的結果，請參閱下一個步驟並匯出結果。
• 如要開啟已儲存的查詢，請按一下 [查看已儲存的查詢]，然後點選查詢項目。已儲存的查詢所傳回的結果是動態的，也就是說，當您再次執行搜尋時，搜尋結果會包含自您上次執行搜尋後建立的資料。

步驟 6： 匯出及分析

1. 如要儲存查詢結果，請按一下「搜尋」分頁中的 [匯出]。
   如果畫面上並未顯示 [匯出] 選項，請要求管理員授予您必要權限。
2. 前往「匯出」分頁追蹤匯出進度。匯出完成後，請點選 [下載]。匯出作業開始後，請在 15 天內下載匯出檔案。
3. 匯出的壓縮檔內含搜尋作業傳回的資料，另外還有中繼資料檔案，可將資料與相關帳戶建立關聯。建議您使用第三方軟體來處理匯出檔案。

保管箱的其他用途

您可能必須在保管箱中執行某些特定工作：

1. 依照貴機構的保留義務保留特定訊息和檔案。請檢閱您的保留政策並依需求更新政策。
2. 建立訴訟保留項目以保留個別使用者或機構單位的資料。無論保留設定為何，系統都不會刪除處於訴訟保留狀態的訊息和檔案。
3. 查看控管其他使用者可透過保管箱執行哪些動作的相關權限。

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