為什麼 Gmail 收不到信?企業信箱郵件遺失的三大原因

專欄發布日期:2023.01.10

許多公司都習慣使用 Gmail 當作工作信箱,只要是上班日就會有源源不絕的客戶、廠商以及內部信件湧入 Gmail 信箱。如果某天 Gmail 信箱突然收不到信,也無法得知其中原因,長遠之計是找一家優質的託管商,由專人協助處理。

Gmail 收不到信怎麼辦?

等不到客戶、廠商的回信,於是主動聯絡對方釐清原因,得到的回應卻是信件已經寄出,可是翻遍整個 Gmail 信箱卻找不到該信件。先別慌張,當務之急是找出 Gmail 收不到信件的原因,例如網域代管商是不是停用了帳戶,或是 DNS 代理商出現故障,還是郵件指向紀錄(MX) 沒設定好。

*以下步驟提供給具備管理員權限的 Google Workspace 帳號持有人參考。

Gmail 收不到信原因 ➀ 未續約網域名稱

如果您發現 Gmail 工作信箱收不到客戶或廠商的信件,建議您先使用電子郵件記錄搜尋功能(ELS)搜尋預期遺失的信件,說不定該信件只是剛好被歸類為垃圾郵件。要是 ELS 沒顯示任何搜尋結果,而且連垃圾信箱也找不到郵件,那麼有可能是您委託的網域代管商停用了您的帳戶,導致您的 Gmail 信箱無法接收信件。

網域代管商通常會在下列兩種情況發生時停用您的網域:

  1. 您的網域已經到期,但您尚未跟對方續約
  2. 付款給網域代管商的過程中發生問題,導致付款失敗

為什麼要續約網域?

每次註冊新的網域名稱時,使用期限通常是購買日之後的一年內,要是到期後未續約,網域代理商有權停用您的網域,那麼與該網域相關聯的 Google Workspace 帳戶將不會收到任何 email,而且該域名還可以重新讓其他人註冊。不想使用該網域名稱的所有權和使用權,建議您務必在網域到期前就跟網域代理商續約,將到期日再往後延期一年。

其實網域續約的流程相當簡單,只要在到期前續約就不會有什麼大問題,但是忘記續約後果就有點嚴重了。早前著名跨國科技企業思科(Cisco)就因為網域到期未續約,結果數百萬郵件被當成垃圾郵件,後來續約網域名稱後才恢復正常收信。(新聞來源:思科未續約服務網域,數百萬信件被當成垃圾郵件封鎖

Gmail 收不到信原因 ➁ DNS代管商故障

網域名稱系統(Domain Name System,簡稱 DNS)是將網域名稱和 IP 位址相互對映的一個分散式資料庫,讓使用者可以更方便地存取網路。簡單來說,DNS 就是網路世界的電話簿, 它可以辨識和管理網域。您想查詢的網址都可以在 DNS 找到相對應的 IP 位址,以 www.google.com 為例,DNS 可以將 Google 首頁網址轉換為代管網站主機的實體 IP 位址74.125.19.147。

如果 DNS 代管商出現故障,代管網站可能會顯示 502 錯誤代碼,導致您的 Gmail 信箱無法正常連線,自然就沒辦法接收電子郵件。之前本地主機代管服務商捕夢網數位科技就傳出磁碟陣列設備出現異常,影響他們代管的網站無法正常運作,造成用戶服務中斷的情況。(新聞來源:虛擬主機供應商捕夢網驚傳磁碟陣列故障,造成用戶網站服務中斷

Gmail 收不到信原因 ➂ MX沒設定好

郵件交換(MX)記錄會將電子郵件導向代管網域帳戶的伺服器,要是 MX 設定錯誤,寄件者電腦就沒辦法判別電郵是寄往哪個 Google 郵件伺服器,導致使用者沒辦法使用 Gmail 信箱。如果您想要您的 Gmail 信箱可以正常收信,就必須先確保網域的 MX 記錄正確無誤。

Gmail 收不到信解決方案 ➀ 使用 Google Cloud DNS

如果您發現您的 Google Workspace 所有功能都能正常使用,卻無法接收 Gmail 信件,除了上述三種原因之外,還有一種可能是遭到駭客攻擊。建議您使用 Google Cloud DNS,一次享有穩定、彈性且低延遲,讓您不管身在何處都能隨時進行資源調度。

Gmail 收不到信解決方案 ➁ 委託優質託管商

無論是哪種原因導致 Gmail 收不到信,建議找個優質的託管商才是最省心的解決方案,一次解決「跟誰買網域」、「如何續約和維護網域」、「怎麼設定 DNS 和 MX」等問題。找對了託管商,就不用擔心遇到上述問題時找不到人協助。田中系統提供網域註冊與 DNS 管理服務,從網域購買、續約到 DNS 設定都有專人協助處理,讓您沒有後顧之憂!

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