企業使用個人版 Gmail 信箱的風險是什麼？為什麼使用專屬域名比較好？
專欄發布日期：2024.05.10
企業若在工作上使用 Gmail 免費信箱，是可能存在風險的。這篇文章將說明您可以遭遇的風險，以及該如何利用 Google Workspace 企業信箱來避開風險。作為一家有責任感的公司，我們應主動採取行動，以確保有最基本的安全保障。
工作上使用個人版 Gmail 信箱真的好嗎？
您是否用免費版的電子信箱（例如：@gmail.com）跟客戶、廠商聯繫呢？免費電子郵件服務最大的好處就是不用付費，方便又好用。但您是否也擔心將免費版個人信箱作為企業信箱，會不會帶來風險呢？
如果您的用途與商業有關，建議使用付費版 Google Workspace 企業信箱作為工作用的電子信箱。下個段落為您介紹企業使用免費版 Gmail 可能面臨的風險。
《參考》免費電子郵件服務是什麼？
免費電子郵件服務顧名思義就是可以免費寄送、收信的服務。常見的免費電子郵件服務有 Gmail（@gmail.com）、Yahoo 信箱（@yahoo.com.tw）等，可以馬上免費申請、馬上使用，這也是它的優點之一。
在工作上使用個人版 Gmail 信箱的風險
風險一、免費版信箱的信賴度低
若您收到一封來自陌生電子郵件，查看寄件人是誰時發現是 XXX@gmail.com，您是不是會想這是不是詐騙或不安全的信呢？同樣的，當您在工作中沒有使用含有企業域名的電子郵件地址發信，很有可能因此失去商機。
風險二、存在不合規的可能性
若企業使用免費版 Gmail，就無法管理每位員工的帳戶。而未受管理的帳戶若被盜或是有未經授權的登入或運算器等設備遺失，都可能造成資料外洩，導致客戶或交易對象受到損害。資料安全措施不足可能導致企業違反合規規定。
此外，由個人創建的 Gmail 免費帳戶屬於個人財產，因此讓員工使用自己擁有的東西從事商業活動也可能存在合規問題。為避免這些法律問題，企業應該讓員工使用公司能夠管理的企業信箱。
《案例分享》
由於個人使用的免費 Gmail 數據也屬於個人財產，因此當員工離職時，企業無法強制轉移這些數據。這些本該屬於企業的數據就會在員工離職時丟失。
風險三、存在數據丟失的可能性
當以下情形發生時，難以恢復電子郵件或資料：
- 忘記更改的密碼，無法登錄帳戶。
- 刪除帳戶，導致重要數據丟失。
※雖然有可能進行恢復，但 Google 並沒有提供個人 Gmail 帳戶的支援服務
風險四、安全等級降低
雖然免費版 Gmail 原本的安全等級很高，但根據個人使用方式，可能存在不符企業期望的情況。
- 個人帳戶的安全設定未經許可被使用者更改，允許外部裝置存取。
- 沒有進行適當的安全設置，員工離開公司仍可存取公司資料。
風險五、可能無法取得完善支援
若您使用免費電子郵件服務，若出現技術問題需要支援時，提供電子郵件服務的公司可能不受理您的問題。如果您使用的是免費版 Gmail，雖然可在 Gmail 說明中心自行尋找解決辦法或在官方提供的社群提問，但不一定能得到解答，導致您的問題需要花些時間才能解決，或根本無法解決。您也不能指望 Google 提供個人支援服務，因為是免費的。
Google 說明中心：https://support.google.com/mail/?hl=zh-Hant#topic=7065107
風險六、容易被歸類為垃圾郵件
使用過免費電子郵件的人可能都經歷過這種情況，您寄出的電子郵件被判斷為“詐騙”或“釣魚”郵件，自動被丟到垃圾信件匣內。如果電子郵件直接被丟到垃圾郵件匣，被收件者忽略的可能性很高（除非對方有檢查垃圾信件匣的習慣），而導致您錯失商機。
風險七、電子郵件信箱儲存容量低
免費版 Gmail 帳號提供 15GB 的儲存空間，或許您會覺得 15GB 已經很夠用，但請注意這 15GB 不只是 Gmail，還包括 Google 雲端硬碟、Google 相簿等應用程式中儲存的資料。特別是存儲照片或影片，或者附加大容量資料的郵件，很快就會達到容量限制。一旦使用到容量上限，就無法再進行郵件的發送和接收，也無法在 Google 雲端硬碟上上傳新檔案，還請多加留意。
《參考》如何減少使用的資料容量？
您需要刪除資料。最快的最法是從郵件中刪除夾帶大容量檔案的郵件、影片和照片等。相關做法請參閱下方文章：
風險八、轉移數據需要耗費時間
雖然前面提到公司無法強制要求離職員工轉移數據，但即便對方接受轉移，數據轉移仍然需要花時間處理。若要由其他人接手離職員工的 Google 雲端硬碟檔案或郵件時，您需要先將它們保存在本地，再重新上傳到雲端硬碟，或要更改每個檔案的擁有權，如果檔案或郵件數量很多，這將會是一項非常耗時繁瑣的工作。
《危險作法》多人共用同一個 Gmail 帳戶
許多企業會多人共用一個免費版 Gmail 帳號，但這種使用方式非常危險。因為您無法追蹤誰執行了哪些操作，若您沒有及時更改密碼，離職人員也能繼續存取帳戶，導致資訊外洩。
Google 也未曾預料到這種使用方式，並已明確表示可能會出現問題，例如臨時封鎖帳戶等。若您的每位員工都是使用 Google Workspace 企業帳號，則上面提到的操作紀錄、帳戶停用等問題都能得到解決。
為消除風險，建議您使用 Google Workspace 企業信箱
若您想避開上面提到的風險，只需改用 Google Workspace 企業版 Gmail 即可解決。雖然它是付費服務，但提供企業需要的功能和工具，因此建議您考慮導入。
| Gmail 個人版（免費） | Gmail 企業版（付費） |
|---|---|
| 誰都能申請，商業用途信賴度低 | 需使用企業專屬網域，信賴度較高 |
| 存在不合規的可能性 | 可避免不合規的可能性 |
| 存在資料遺失的風險 | 能充分保護資料 |
| 依使用方法，存在安全性下降的可能性 | 可掌控並進階提升安全性 |
| 無法保證能獲得支援服務 | 有支援服務，且與經銷商簽約，可額外獲得個別支援 |
| 被歸類為垃圾郵件的可能性高 | 被歸類為垃圾郵件的可能性低 |
| 15GB 儲存空間 | 30GB～5TB儲存空間（依版本不同） |
| 資料轉移費工、費時 | 可利用管理控制台快速完成 |
➤使用獨立網域提升可信度
在 Google Workspace 中，您可以使用自訂網域的 Gmail（例如：~~~@googleworkspace.tscloud.work）。收件人可以通過電子郵件地址一眼就知道是哪家公司的人，這在安全方面也更加令人放心。
《參考》什麼是自訂網域？
自訂網域是指使用自己喜歡的文字串作為原創的網域，無論是公司還是個人都可以獲得。網域是指「互聯網上的地址」，用於識別網站的位置。網域存在於網站的 URL 或郵件地址中。
以 https://abcd-domain.com 這個網址當作例子，「abcd-domain.com」就是網域名稱，放在電子郵件地址，就會變成 xxx@abcd-domain.com。
詳細說明請見：什麼是自訂網域？如何獲取，免費網域的風險
➤可避免不合規的可能性
若您發放具企業網域的 Google 帳戶給員工使用，即可對這些帳戶進行控管。並且，帳戶內的 Gmail 郵件及存放在 Google 雲端硬碟的文件均規企業所有。與免費的個人版 Gmail 不同，在合規方面您可以更加安心。
➤能充分保護資料
若您使用 Google Workspace 企業版帳戶，唯擁有管理員權限的使用者可以進行帳戶刪除的動作。並能在管理員控制台執行以下操作：
- 復原 25 天內已完全刪除的郵件
- 更改所有帳戶的密碼
- 還原 20 天內被刪除的帳戶
- 需要審查或資料披露時，可拿取保管箱內保留的數據資料（僅 Business Plus (含) 以上的版本有此功能）
與由員工個人自行管理帳戶的免費版 Gmail 不同，企業版 Gmail 帳戶由公司指派的管理員管理所有帳戶，讓企業資料能得到更充分的保護。
《參考》使用保管箱（Google Vault ）降低不合規的風險
保管箱是 Google 提供協助企業資訊管理與電子蒐證的服務。您可以保存所有帳戶在 Google Workspace 應用程式中的數據，例如：Gmail 寄送的電子郵件、Google Chat 聊天記錄等。若法院要求公開電子紀錄，或需要電子情報蒐集時，保管箱能讓您迅速找到需要的資料。
Google 保管箱為 Business Plus、Enterprise Standard、Enterprise Plus 版本的功能之一，其他版本無法使用也不行單獨購買。
➤能進一步提高安全性
若您使用 Google Workspace 可採取以下措施，來提高安全性。
- 強制要求員工使用兩步驟身份驗
- 設置警訊通知，當有可疑登入時，立即通知管理員並即時對帳戶進行保護
- 限制可登入帳戶的裝置和應用程式
- 可以停用帳戶（帳戶依舊存在，但防止他人登入）
➤可取得個別支援服務
若您與 Google Workspace 經銷商田中系統購買帳號，除了 Google 官方支援，還能獲得台灣在地的客服支援服務、單次支援服務解決問題。
延伸閱讀：與 Google Workspace 經銷商購買能獲得什麼？
➤被歸類為垃圾郵件的可能性低
使用企業網域的電子郵件被 Google 歸類為垃圾郵件的可能性較低。雖然還是有被丟到垃圾郵件匣的情況發生，但通常是因設定不完善而造成的，例如：DNS 的 TXT 記錄未正確設置 SPF 記錄等。
➤可以擁有大容量的存儲空間
Google Workspace 帳號依照不同版本可有 30GB〜5TB 的存儲空間。如您有存儲影片或照片等需求，建議您選擇有較多儲存空間的版本。
| 版本 | 容量上限/位 |
|
|---|---|---|
| 個人版（免費） | 15GB | |
| Business | Starter | 30GB * |
| Standard | 2TB * | |
| Plus | 5TB * | |
| Enterprise | Essentials | 1TB * |
| Standard | 5TB * | |
| Plus | 5TB * | |
* 可共用
➤可使用管理控制台集中管理資料轉移
Google Workspace 管理員可在管理控制台一次修改文件和郵件的擁有人，大幅減少轉移資料所需的工作量及時間。此外，若有因帳戶被刪除導致文件也不見的情形發生，超級管理員可以在帳戶刪除後 20 天內復原檔案。
《參考》使用「共用雲端硬碟」，無需進行資料轉移
如果您使用的是 Google Workspace 的 Business Starter 版本，則僅限於在個人雲端硬碟保存資料。但如您使用的是 Business Standard 或更高階的版本，檔案可以儲存在共用雲端硬碟，檔案的擁有者則為公司，因此不需要更改檔案擁有權。
Google Workspace 價格
Google Workspace 提供 9 種版本，其中包含 Gmail 的版本有以下 7 種。價格會因使用人數和儲存空間多寡有異。如欲查看所有版本有哪些功能請見「價格及版本介紹」。
| Frontline Starter | Frontline Standard | Business Starter | Business Standard | Business Plus | Enterprise Standard | Enterprise Plus | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 年約價格/位 | 1,927 | 4,625 | 2,313 | 4,625 | 6,938 | 8,865 | 11,563 |
| 使用人數上限 | 無制限 | 無制限 | 300人 | 300人 | 300人 | 無制限 | 無制限 |
| 儲存空間 | 5 | 5 | 2TB | 5TB | 5TB | 5TB | 5TB |
想使用 Google Workspace，但個人版 Gmail 數據如何轉移？
個人版 Gmail 無法直接升級為 Google Workspace 版 Gmail，因此過去的檔案、郵件會留存在舊的帳戶中。但您能將資料「轉移」到 Google Workspace。若您有資料轉移的需求，歡迎與田中系統諮詢，不論是個人版 Gmail 郵件轉移到 Google Workspace Gmail，或是想將檔案搬到 Google 雲端硬碟，我們皆可提供對應的支援服務。
Google Workspace 導入諮詢找田中系統
本篇介紹了企業在工作中使用免費版 Gmail 的風險，以及為避開而介紹的 Google Workspace。為了保持最低限度的安全性並確保企業合規性，建議您工作上還是使用企業版 Gmail，而非個人版 Gmail。
