認識共用雲端硬碟
為何要使用共用雲端硬碟？
此功能僅開放給Business Standard、Business Plus和Enterprise的用戶。Business Starter 版本已逐步更新可以使用共用雲端硬碟，但僅開放基本的功能，不支援「設定進階共用雲端硬碟共用、資料保護和資料保留功能。
你可以把共用雲端硬碟想像成「公司的共用硬碟」，儲存在裡面的資料夾與檔案都歸團隊共同擁有。
以下我們列出共用雲端硬碟的主要特色：
- 團隊成員離開後資料仍會留存：由於共用雲端硬碟的資料為團隊共用，而非個人擁有，因此即便有同仁離開團隊、離職，而且管理員把該帳號刪除了，他以前於共用雲端硬碟建立的資料仍會留存。
- 方便權限管理：你可以為群組建立共用雲端硬碟，這樣新成員加入後馬上就能存取需要的資料，省去大量分享檔案或資料夾的時間。除此之外，共用雲端硬碟也能設定不同的權限層級。
- 可以和外部人士共用：若貴公司有和委外廠商或經銷商合作，就算他們不是你Google Workspace帳戶的成員，也可以一同於共用雲端硬碟作業。外部人員於共用雲端硬碟建立的資料同樣歸屬於團隊。
- 支援雲端硬碟電腦版：共用雲端硬碟也會顯示在雲端硬碟電腦版上面。
如果從使用情境的角度出發，以下是共用雲端硬碟的常見用途：
- 專案活動
- 部門分類
- 共用範本
- 公司資料整理
- 委外、經銷商資料
- 機密性資料
共用雲端硬碟注意事項
- 統一命名規則：為避免日後的認知衝突，我們強烈建議公司訂立統一的命名規則。比方說用部門、地區命名，或是清楚標示此共用雲端硬碟為內部使用或與外部共用。
- 資料夾的共享權限繼承：共用雲端硬碟裡面的資料夾會繼承最上層的權限。舉例來說，假設今天有個共用雲端硬碟叫做「業務部門」，裡面有個叫做「北部」和「南部」的資料夾。業務部門分享權限給A，則A便同時會拿到北部與南部資料夾的存取權。
- 使用限制：共用雲端硬碟在資料量、巢狀資料夾數量、共用人數上面皆有限制，請參考共用雲端硬碟限制。
- 支援雲端硬碟電腦版：共用雲端硬碟也會顯示在雲端硬碟電腦版上面。
共用雲端硬碟的分享權限
共用雲端硬碟的分享權限與我的雲端硬碟不太一樣，詳情請參考以下圖表：
| 存取層級 | |||||
| 權限 | 管理員 | 內容管理員 | 協作者 | 加註者 | 檢視者 |
|---|---|---|---|---|---|
| 可檢視檔案與資料夾 | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ |
| 可在檔案中加註 | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | |
| 可編輯檔案 | ✔ | ✔ | ✔ | ||
| 可建立及新增檔案，可建立資料夾 | ✔ | ✔ | ✔* | ||
| 可在特定檔案中新增及移除使用者和群組 | ✔ | ✔ | ✔ | ||
| 可還原 30 天內刪除並移到垃圾桶的檔案 | ✔ | ✔ | ✔ | ||
| 可將檔案從我的雲端硬碟移至共用雲端硬碟 | ✔ | ✔ | ✔ | ||
| 可將檔案和資料夾移至垃圾桶 | ✔ | ✔ | |||
| 可移動共用雲端硬碟中的檔案和資料夾 | ✔ | ✔ | |||
| 可在共用雲端硬碟中的特定資料夾新增或移除使用者和群組 | ✔ | ✔** | |||
| 可將資料夾從「我的雲端硬碟」移至共用雲端硬碟 | ✔ | ||||
| 可將共用雲端硬碟中的檔案移至另一個共用雲端硬碟 | ✔ | ||||
| 可新增或移除共用雲端硬碟的成員 | ✔ | ||||
| 可變更成員的存取層級 | ✔ | ||||
| 可將垃圾桶中的檔案永久刪除 | ✔ | ||||
| 可重新命名或變更主題 | ✔ | ||||
| 可刪除共用雲端硬碟 | ✔ | ||||
* 在 Google 雲端硬碟電腦版或 ChromeOS「檔案」應用程式的檔案中，「協作者存取權」僅提供讀取權限。如要讓使用者在 Google 雲端硬碟電腦版和 ChromeOS 中建立、上傳及編輯共用雲端硬碟中的檔案，請授予使用者「內容管理員」或「管理員」權限。
** 系統管理員或管理員可以禁止內容管理員共用資料夾。
瞭解如何變更成員的存取層級
比較「我的雲端硬碟」與「共用雲端硬碟」
| 我的雲端硬碟 | 共用雲端硬碟 | |
|---|---|---|
| 哪些人可以新增檔案？ | 我的雲端硬碟的擁有者。 | 具備協作者以上存取權的成員。 |
| 檔案和資料夾的擁有者是誰？ | 建立檔案或資料夾的個人。 | 整個團隊。 |
| 我是否可以移動檔案和資料夾？ | 是，您可以在我的雲端硬碟中移動檔案和資料夾。 | 只要您擁有協作者以上的存取權，就可以將檔案從我的雲端硬碟移至共用雲端硬碟。如果您擁有內容管理員以上的存取權，就可以在共用雲端硬碟中移動檔案和資料夾。如果您擁有管理員存取權，就可以將檔案移出共用雲端硬碟，或在不同共用雲端硬碟之間移動檔案。 您也可以將資料夾從「我的雲端硬碟」移至共用雲端硬碟。 |
| 我可以將檔案同步處理到我的電腦嗎？ | 可以，請使用 Google 雲端硬碟電腦版。詳情請參閱「雲端硬碟電腦版提供哪些功能？」 | 可以，請使用 Google 雲端硬碟電腦版。 |
| 資料如何共用？ | 不同使用者在同個資料夾中可能會看見不同檔案，視使用者對個別檔案的權限而定。 | 共用雲端硬碟中的成員都能看到全部的檔案。 |
| 刪除的檔案會在垃圾桶中保留多久？ | 移到垃圾桶的檔案和資料夾將在 30 天後遭到永久刪除。您也可以選取「永久刪除」來刪除垃圾桶中的檔案。 | 每個共用雲端硬碟都有專屬的垃圾桶。共用雲端硬碟成員只要擁有內容管理員以上的存取權，就可以將檔案移到垃圾桶。移到垃圾桶的檔案和資料夾將在 30 天後遭到永久刪除。擁有管理員存取權的成員可以在 30 天內永久刪除檔案。 |
| 我可以還原檔案嗎？ | 可以，但您必須是該檔案的擁有者。 | 可以，但您必須擁有協作者以上的權限。 |
參考資料: 官方簡介共用雲端硬碟
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