設定貴機構的預設保留規則
支援這項功能的版本：Frontline Standard、Business Plus與Enterprise
設定保留規則可讓您控制資料的保留時間長度，超過保留期限的資料將從使用者帳戶和所有 Google 系統中清除。
您可以設定自訂保留規則，在指定時間內保留符合特定條件的資料。如需為貴機構中所有獲派授權的帳戶保留某項服務的全部資料一段時間，請設定預設保留規則。
設定貴機構的預設保留規則
- 按一下保管箱中的 [保留]。如果畫面上並未列出 [保留] 選項，請要求 Google Workspace 管理員授予您保管箱權限 (「管理保留政策」權限)。
- 在「預設規則」分頁中，按一下雲端硬碟 或 Gmail 等服務。
- 選擇郵件或檔案的保留時間：
- 如要永久保留資料，請選取 [無限期]。
- 如果只要將資料保留一段時間，請選取 [保留期限] 並輸入天數 (1 至 36,500 之間)。保留期限是指從下列時間起算的天數：
- Gmail 郵件、網路論壇訊息和 Chat 訊息：傳送或接收郵件/訊息時。
- 雲端硬碟：建立或最後一次修改檔案時。
- Voice：傳送或接收資料時。
- 設定保留期限後，請選擇要如何處理超過這個期限的資料：
- 如果只要清除使用者已刪除的資料，請選擇第一個選項。
- 如要清除所有資料，請選擇第二個選項。這項規則可能會清除使用者想保留的資料，例如 Gmail 收件匣中的郵件或雲端硬碟內的檔案。
- 您提交新規則後，保管箱會立即允許各項服務清除超過保留期限的資料。使用者想保留但已超過保留期限的資料，也會遭到保管箱刪除。確認規則設定無誤前，請勿繼續進行下一個步驟。
- 按一下 [建立]。保留期限設定完畢後，保管箱會詢問您是否瞭解這項保留規則所造成的影響，請勾選方塊並點選 [接受]，即可建立規則。
- 針對要設定預設保留規則的所有服務重複執行上述程序。
Google 保管箱現已設定完成！保管箱會根據您設定的保留規則，將貴機構的資料保留下來。
重要注意事項：
- 設定預設保留規則後的運作情形：除了套用自訂規則或訴訟保留的資料外，保管箱一律會按照預設保留規則來保留資料。
- 使用者刪除郵件、訊息或檔案後的運作情形：遭到刪除的郵件、訊息或檔案會從使用者的帳戶中移除。不過，如果套用了預設保留規則或自訂規則，郵件、訊息或檔案在剩餘的保留期間內仍會封存在保管箱中，可供繼續存取。刪除後仍保留在保管箱中的郵件、訊息和檔案並不會計入使用者的儲存空間配額。
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