「即使員工不熟悉Gmail， 透過田中系統教育訓練課程也能成功推行G Suite！」

摘要

原來僅使用即時通訊軟體溝通和傳輸檔案的麗晶建設，考量到公司需要長久保存和管理檔案，因而導入G Suite。雖然公司並無IT人員，大部分員工也對Gmail不熟悉，但仍能透過田中系統協助完成啟用設定和教育訓練，讓從未用過Gmail的員工也能輕鬆上手，使得公司推行G Suite可以更加順利，以此作為傳統建築設計業導入G Suite之參考。

客戶基本資訊

使用成果

效益

為了資料保存，選擇無限大儲存空間的G Suite Business

麗晶建設過去僅使用即時通訊軟體作為公司內部的溝通工具，無法長期儲存檔案，超過一定時間便無法搜尋查閱檔案，且檔案會隨著員工離職後而一起消失，使得許多重要的企業資產都無法被保存下來，因而決定購買G Suite。王先生基於過去使用個人Gmail的經驗，認為Gmail不論是在介面還是操作上，都是十分便利的工具；而購買G Suite Business不僅有Gmail企業信箱，還有無限大儲存空間的Google雲端硬碟，可以一次解決過去困擾許久的檔案存放和管理問題。

員工沒用過Gmail也不必擔心，專家現場解惑，一堂課教會所有員工！

在決定使用G Suite後，考量到許多同仁對Google的這套產品還不太熟悉，因此公司決定利用田中系統所提供的G Suite教育訓練服務，以提升員工對G Suite的熟悉度。王先生表示，透過「使用者教育訓練課程」和「管理者教育訓練課程」，不僅能讓不熟悉Gmail的員工在一堂課內學會基本的操作，還能讓專家在現場替他直接解決同仁的疑惑。這對於非IT背景出身的王先生來說，不但省下了自行研究與教學的時間，透過專家現場的講解與演練，也能使未來推行G Suite相關的應用方式變得更加順利。

王先生表示，由於田中系統有提供電話技術支援服務，因此即便自己或公司其他同仁在操作上遇到問題，也可以透過電話直接尋求專員的協助。不論是基本的介面操作問題，還是小組雲端硬碟資料夾如何建立與刪除、雲端硬碟串流等功能，都可以獲得專員立即的協助。此外，專員也能針對公司內部想要改善的工作流程，給予相對應的使用建議。例如利用Google表單製作簡易的請假表單，讓員工可以直接線上申請休假，主管也能透過試算表統整和管理，改善過去用紙本申請休假的繁瑣流程。

用小組雲端硬碟整理檔案，員工查找更快速！

過去麗晶建設使用即時通訊軟體傳輸檔案，僅能作為點對點的溝通，無法將檔案進行有系統的分類和管理。開始使用G Suite後，王先生便利用小組雲端硬碟，將原先四散各處的檔案，依部門和檔案用途分類整理。重要的公司政策文件、資源也都因此可以被妥善地保存在雲端資料夾中。如有需要查閱重要文件的同仁，都能夠輕鬆在小組雲端硬碟中找到需要的文件檔案；即使外出也能利用手機中免費的雲端硬碟APP，直接在手機上查閱檔案，讓檔案管理和查閱都變得更加便利。

負責專員感想

在為麗晶建設教育訓練過後，很高興有機會能再度拜訪，了解他們的使用狀況。採訪過程中，王先生跟我們分享很多關於導入G Suite為公司帶來的好處。例如使用G Suite Business的無上限空間和小組雲端硬碟，將原先的紙本檔案，全部移到雲端上操作，讓內部資訊往來更便利。此外，我們也很榮幸能在為導入G Suite的過程中幫上忙，不論是協助他們順利啟用G Suite，還是透過教育訓練課程，讓使用者與管理者們快速上手，這些都是我們所希望能帶給客戶的體驗。我們也很期待麗晶建設未來能持續活用G Suite，讓G Suite為他們公司帶來更多價值。

（業務執行　Karen）