擺脫共用帳號資訊風險，走向現代化雲端協作

摘要

臺灣歌仔戲推廣基金會致力於推動本土戲曲文化的保存與推廣，工作內容橫跨行政管理、演出推廣企劃及公關行銷等。由於組織規模小、人力有限，初期仰賴一個共用的 Gmail 個人帳號進行資料儲存與溝通協作。然而，隨著業務逐漸擴展，這種作法逐漸浮現諸多限制與風險。

從共用帳號的限制邁向安全、智慧的雲端協作

臺灣歌仔戲推廣基金會過去使用共用的 Gmail 個人帳號，常常面臨以下問題：

• 儲存空間不足，資料無法有效管理。
• 多人共用一組帳密，導致頻繁遭遇登入驗證問題，不知道驗證碼會傳到誰的手機上。
• 無法設定資料夾權限，所有內容每位同仁皆可在共用帳號中查看。

此外，團隊日益強烈地希望擁有一個更完善的雲端協作平台，能有效管理檔案、分工協作並兼顧資訊安全。他們曾在 Google Workspace 和 Microsoft 365 之間進行比較，最終選擇前者，因為其介面簡潔、使用直覺，且與既有的 Gmail 習慣高度整合。

清楚的資訊說明讓臺灣歌仔戲推廣基金會放心選擇合作夥伴

在尋找 Google Workspace 服務廠商時，最終選擇了田中系統的決定關鍵因素在於：

• 官網內容清楚易懂，無過度使用專業術語，對非資訊背景的使用者極為友善。
• 專注經營 Google Workspace 導入多年，具備實際經驗與專業。
• 能提供基金會重視的「專人導入服務」，協助解釋版本差異與導入流程。

15 天內完成導入，成功建立安全協作與高效管理的雲端環境

對臺灣歌仔戲推廣基金會來說，最大收穫是能在短短 15 天內完成導入與上線，過程中獲得專業、彈性又即時的協助，讓轉型不再是負擔而是一場可靠的進化。儘管規模不大（僅約 8 人），田中系統仍提供高度客製化的導入服務，包括：

• 線上會議確認需求、規劃帳號與使用情境。
• 系統設置、帳號建立與權限規劃。
• 實體教育訓練與操作指導，從登入、雲端硬碟的使用到共用與管理機制逐一教學。

導入過程中曾遇到時程緊湊、需求確認時間短等挑戰，但田中系統迅速回應並靈活調整安排，協助如期完成訓練並順利上線。

實際效益與改變

將共用帳號的管理混亂轉化為結構清晰、安全高效的雲端協作，是臺灣歌仔戲推廣基金會導入 Google Workspace 後最深刻的轉變。因為團隊原本就使用 Gmail，整體學習曲線相對平緩。核心後台管理則由少數經過訓練的同仁負責即可，確保使用與維運的平衡。對他們而言，這次的導入是一次重新整合、邁向有序的過程。無論組織規模大小，只要缺乏專職 IT 支援，Google Workspace 的專人導入服務都值得納入考量。田中系統的專業與耐心，為建立起一條清晰、穩定且具未來彈性的雲端協作之路。

客戶心得

臺灣歌仔戲推廣基金會分享：「和田中系統專員接洽時，感覺十分親切，後續遇到疑難雜症詢問專員也不會有壓力、能及時獲得回覆，很快擁有信任基礎」。並表示這次導入不僅是一場數位轉型的開始，更是內部少有的大規模訓練經驗。他們對整體的服務評價為：

👍 實體和線上使用教學資源齊全、操作引導清楚。
👍 回應速度快，遇到問題願意溝通、協助處理。
👍 合約談判時，協助搶下 Google 調價前的優惠，節省長期成本。

並且談及若有其他企業正在考慮是否導入 Google Workspace，他們的建議是「先聯絡再說」，盡早與專業廠商溝通，比自己摸索更實際有效。他們也提到：「我們這樣的小組織都覺得划算了，有 IT 團隊的公司更應該了解導入能帶來的效益。」

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