重塑跨據點溝通與資料安全管理，提高作業效率

摘要

元樟生物科技股份有限公司是一家專注於生技領域研發的企業，於高雄、台南設有據點。由於業務橫跨多部門且涉及大量高機密資料處理，公司對資訊安全、通訊穩定性與內部協作效率有高度要求。原先使用的郵件系統操作不直覺、功能受限，加上傳統 NAS 儲存方式難以支援即時協作，使團隊在日常工作中面臨效率瓶頸。為改善使用體驗並提升協作品質，公司決定導入 Google Workspace，並在多方比較後選擇田中系統為合作夥伴。在田中系統的協助下，順利完成跨據點的導入與整合作業，邁向更高效且穩定的數位營運模式。

從傳統系統蛻變，打造以人為本的協作環境

過去元樟生物科技使用的是傳統公司郵件系統，同仁普遍反映使用體驗不佳，操作不夠人性化、功能單一，僅能執行基本的收發信。信箱被形容為「單純的機櫃」，難以符合現代工作的直覺與靈活需求。此外，內部檔案協作依賴 NAS 儲存模式，需先將資料備份或手動處理後再存回系統。由於未使用即時協作工具，增加了作業反覆與版本控管風險。雖然因人數不多、部門分散，較少發生多人同時修改文件的情況，但整體仍缺乏高效協作的基礎設施。這些問題促使公司尋求現代化、具備穩定保密與易用特性的信箱與協作解決方案。Gmail 因普遍性高、介面直覺、容易上手，迅速獲得多數員工認同，最終促成全面導入 Google Workspace 的決策。

導入 Google Workspace 過程中遇到的挑戰

元樟生物科技導入 Google Workspace 過程並非一帆風順。首先，公司原有系統架構複雜，內部流程與帳號管理混亂，整合與正確性是一大挑戰。其次，在網域與信箱轉移的技術細節上，存在潛在風險，稍有差池便可能影響郵件收發與系統運作。此外，公司橫跨兩地據點，資訊權限與導入進度需同步掌握，加上人員權責改變，也讓排程安排一再變動，提升導入規劃難度。

回應快速、服務完整，專業與彈性兼具的合作夥伴

在諮詢與評估過程中，元樟生物科技比較了數家經銷商，最終選擇與田中系統合作。初步接觸時，田中系統專員展現出高度回應效率與友善服務態度，後續說明會中也提供完整導入資訊，讓人感受到專業程度。在價格方面，田中系統方案價格合理，整體性價比高，並能配合企業實際需求彈性調整，符合預期與預算。

田中系統的協助與價值

整體導入流程中，田中系統展現出專案管理與溝通能力：

• 規劃清楚的導入排程表，協助掌握任務進度。
• 針對網域與信箱遷移提供即時技術支援，確保轉移順利。
• 配合內部變動彈性調整排程與執行節奏。
• 從第一次到第二次導入期間有效銜接，協助順利完成。

此外，針對高雄與台南兩地不同的資訊權限需求，田中系統也協助建立 Google 雲端硬碟的存取控管，讓高機密資料受到保護，同時不影響必要的資料分享與工作流程，確保安全與彈性兼具。

協作提效與資訊安全兼顧的成果回饋

導入 Google Workspace 後，元樟明顯感受到工作流程的改善。最直觀的變化來自 Gmail 信箱的便利性，介面直覺、操作流暢，同仁快速上手且反饋良好。跨據點使用也未出現適應問題，顯示系統切換過程順利。隨著雲端協作逐步落實，資料權限控管成為效益之一。以台南據點為例，因應機密資料管理需求，公司針對雲端儲存設定分級存取權限，僅授權特定人員查看，有效兼顧資訊安全與內部彈性。

穩定導入，推動高效與安全的數位營運

回顧整體合作過程，元樟對田中系統給予高度肯定。即使面對導入環境複雜、需求細節繁多等挑戰，田中系統仍能有條不紊地完成網域與信箱轉移，並在約 50 天內完成整體導入與整合，是推動企業雲端轉型的重要助力。對於考慮導入 Google Workspace 的企業，元樟建議依據自身規模與需求選擇合適版本，並與具備專業與彈性服務能力的田中系統接洽。元樟總結這次導入經驗時表示：「工作效率明顯提高，討論性流暢度都很穩定，非常推薦可以使用。」田中系統不只是導入工具的廠商，更是協助企業邁向雲端、提升效率與安全的重要夥伴。

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