「社團法人也能使用的Gmail企業版信箱，再也不用花大錢自架主機！」

摘要

藉由青創會導入G Suite，使用高安全性的Gmail再無被盜用情況為例；並活用Google雲端硬碟、協作平台與網上論壇，讓內部溝通與專案進度管理更加順利，提供社團法人作為導入G Suite的案例參考。

客戶基本資訊

公司名稱	社團法人中華民國全國青年創業總會
公司簡介	中華民國全國青年創業總會（簡稱青創會）為行政院青年輔導委員會於1972年5月17日輔導成立，創會初期是由一群獲得政府青年創業貸款補助，創業有成且熱心服務社會的有為青年企業家所組成。 青創會在政府相關單位的輔導、培植之下，逐步成長、茁壯。1992年因應全國各縣市會員的需求，陸續成立縣市「聯誼會」，以使各縣市會員能就近參與青創會所舉辦的各項活動，並同時開始為日後成立各縣市青創會（分級組織）培育社團領導幹部。 1997年起青創會陸續促成各縣市聯誼會登記立案成為地方性社團，以便爭取在地資源補助與深耕會務。現今成為台灣以輔導創業為宗旨「成立最久、規模最大、資源最多、經驗最豐富」的社團法人。
公司類型	社團法人 全國性經濟類工商團體
公司規模	100人以上
導入時間	2016年

使用成果

效益

異常IP登入主動通知，高安全性的Gmail讓信箱不再被盜

過去青創會使用其他廠商的電子信箱，曾遇到信箱被盜用的情況，被盜用的信箱短時間內寄出了上萬封的垃圾郵件，讓青創會困擾不已。選擇Gmail企業版，一來是因為Gmail可以避免收到許多垃圾信件，二來是Gmail有銀行等級的高安全性讓人十分放心。若有異常IP登入的情況，會主動通知，讓管理者能夠及時防護。除此之外，過去使用Outlook收信，若單封信件超過一定大小，信件開啟速度會變得很慢，但Gmail的信件讀取速度相當穩定，不論信件大小絲毫不會影響開啟信件時的速度。

不同裝置同步處理，讓全體員工願意轉換至G Suite

青創會副秘書長林先生坦言，原先有九成同仁都是習慣使用Outlook的介面與功能，轉換初期雖有部分員工暫時無法適應新的介面，然而在決定全面轉換成Gmail之後，更快速的信件讀取速度讓使用者明顯感受到與Outlook的差異。此外，青創會在內部推行轉換Gmail之初，也向同仁宣導Gmail能便於在不同裝置間處理信件與檔案，即便使用手機也能夠輕鬆同步信件與檔案。

社團法人的章程法規，透過雲端硬碟和協作平台輕鬆整理！

青創會作為活躍的社團法人，每年對內對外有許多活動與課程，透過使用G Suite的雲端硬碟，能更快分享活動照片、檔案。而內部資料、章程法規、新人教育訓練等檔案，則能夠放在協作平台中，供需要使用的同仁自行至協作平台中參閱。不論過去使用的檔案是WORD還是PDF，都可以上傳到Google雲端硬碟中，再以連結的形式整理在協作平台。當有多人參與的專案編組需執行時，則可以透過Google 網上論壇，和小組、機構成員討論專案中的各項事務並制定計劃，便於管理專案進度與工作分配。

轉換G Suite的2年多來，九成問題都可自行輕鬆解決！

青創會轉換至G Suite已兩年有餘，這段期間內部同仁確實感受到G Suite的高穩定度與安全性。兩年多來使用並無任何問題。操作上若有設定的需求，只要從管理後台直接設定，或自行在Google說明中心尋找教學文章即可順利解決。即便先前有員工誤刪了雲端硬碟的檔案，緊急狀況下找不到檔案復原的設定，也能夠直接向田中系統專員尋求協助，讓問題在最短的時間內順利解決。除此之外，G Suite也有支援小組的專線可以直接線上尋求專業人員的協助，就算系統有問題也不怕找不到人求助。

負責專員感想

青創會於2016年時導入G Suite，在經過半個多月的評估後選擇了田中系統作為服務的經銷商。在會面過程中，林先生與我們分享導入前由於同仁電腦中毒，導致信箱遭駭、濫發病毒信件的事件發生，再次地讓我體認到了安全性的重要。而在導入G Suite後，Google所提供的安全性措施也讓林先生與青創會非常安心，過去因中毒而帳號被盜用的事件，就再也沒有發生過了，真的很為他們開心。
也希望透過青創會的分享，讓更多的企業或社團認知到，自架主機的安全性其實不見得比有銀行防護等級的Gmail高。雖說企業也可花費鉅額自架高安全性的郵件主機，然而對於社團法人與中小型企業來說，高安全性卻不需鉅額維護成本的G Suite，反而是更合適的選擇。很高興青創會有許多優秀又專業資訊人員，協助協會成員辦公的應用，甚至是自行開發API來搭配G Suite提升工作的效率，相信未來他們也一定會運用得越來越好的，發揮G Suite的最大效益！

（業務執行　Joe）