升級資安防護，實現即時溝通與行動辦公的日常

摘要

橘焱胡同集團起家於 2005 年東區小巷的「胡同燒肉夜食」，發展至今擁有多個日式美食與品牌。過去因自建郵件主機成為資安隱憂、內外聯繫效率受限、行動辦公難以推行，決定導入 Google Workspace。導入過程中，從評估雲端辦公軟體、規劃帳號架構，到正式上線皆由田中系統協助推進，成功在不中斷營運的前提下，消除資安隱憂，同時建立起穩定、安全、彈性的現代化工作環境。

舊郵件主機潛藏資安隱憂，IT 團隊疲於應對攻擊

橘焱胡同原本使用一台已服役超過 15 年的自建郵件主機，歷經多任 IT 經手人後，系統結構複雜難以掌握、維運困難，加上硬體老舊無法升級，長期存在管理風險。根據資安廠商的監控資料，該主機每日遭受數萬至數十萬筆來自全球的惡意掃描與登入攻擊，且來源持續變動，導致 IT 團隊需不斷新增黑名單，卻仍難以完全阻擋。

這樣的狀況使得 IT 團隊長期處於高壓維運狀態，資源投入與實際防禦效果不成正比。這些資安隱憂逐漸從技術層面擴大為企業經營層面的壓力。高頻率的攻擊事件讓經營團隊擔心企業資料可能外洩、郵件系統癱瘓，進一步影響營運穩定與品牌信任。因此，最終決定不再投注心力與資源在舊有主機維護上，改採更穩定、安全且具彈性的雲端郵件系統。

延續既有習慣，快速上手無痛轉換

橘焱胡同在選擇新系統時比較了 Microsoft Teams 與 Google Workspace，由於集團多數部門已習慣使用 Google 工具，最終決定延續既有經驗以降低轉換障礙，減少教育訓練資源的投入。導入初期雖涵蓋多部門，但轉換過程比預期順利，員工透過手機 App、網頁版 Gmail 及文件協作介面，能自然銜接新工作模式，只需針對少數尚未使用 Google 工具的部門進行簡單輔導，即可迅速完成轉換並投入使用。

Google Chat 整合即時通訊，提高訊息回覆效率

橘焱胡同導入前以 LINE 作為即時通訊工具，但使用上面臨以下挑戰，這些限制降低了協作效率，也使內部溝通流程無法有效串聯。

⚠ 傳輸檔案會有下載效期且協作困難
⚠ 私人與工作訊息混雜，公司難以掌握資訊
⚠ 跨裝置操作體驗不一致，容易漏接訊息

整合帳號降低使用門檻

Google Chat 完整整合於 Google Workspace 中，員工無需安裝額外 App、額外註冊帳號，只要登入公司帳號即可直接開啟對話。透過 Gmail 頁面側欄即可即時溝通，有效降低進入門檻、提升使用率。

回應及時不受限於辦公室地點

以往需要透過 VPN 或桌機登入公司系統才能處理訊息，現在改由 Google Chat 搭配手機 App 運作，行動力大幅提升。這樣的轉變讓外部窗口溝通、緊急事件處理都能更即時、不受限。

行動辦公落地，外出不受限照常處理事務

為提升整體行動力，公司推動導入 Google Workspace App，指定與外部窗口往來頻繁的員工皆需安裝，實際效果如下：

✅ 行動裝置直接處理文件、回覆信件與訊息，減少延誤與重工
✅ 不再受限於 VPN 或內網登入，即使休假也能靈活處理緊急事務

這套機制讓管理者能快速掌握進度、維持協作不中斷，行動辦公真正落地。

值得信賴的導入夥伴，穩定支援帶來無聲好評

橘焱胡同選擇田中系統作為導入夥伴，最重視的是其穩定可靠、即時回應的支援能力。從早期合作的同賞宴時期起，雙方即建立起默契與信任，無論帳號異動或技術設定，田中系統都能迅速處理、不需反覆溝通，讓 IT 不再疲於應對。同時也提到，導入 Google Workspace 後，內部即時通訊、文件共用與行動應用更順暢，幾乎不需花時間處理小問題。「這次導入比預期中順利，幾乎沒有什麼阻礙，且沒問題就表示一切運作得很順，這就是最大的優點。我們覺得很值得，也會推薦給其他企業。」

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