「G Suite不光只有企業信箱，還有網上論壇能追蹤案件進度與客訴紀錄」

摘要

國洋通信身為國內業界的領導廠商，除了需保障台灣製造的產品品質外，也必須有優良的通訊工具服務客戶，故需要安全而穩定的企業信箱，以及能夠整合信件紀錄與追蹤案件進度的Google網上論壇。透過G Suite的網上論壇，不論是會議記錄、工作指派或是案件追蹤，都能在此紀錄、整理與搜尋；並以網上論壇作為客戶諮詢的常見問題資料庫，減少不必要的重複性動作，更整合與即時反應內部作業的流程。以此作為活用G Suite線上論壇的案例，提供給有同樣需求的企業參考。

客戶基本資訊

公司名稱	國洋通信股份有限公司
公司簡介	國洋通信創立於西元1980年，致力於PBX交換機專用商用話機之研發生產，我們擁有辦公室商用單機電話45％以上的市佔率。因應時代進步，我們也投入語音辨識自動總機、網路電話、客服專用電話…等等研發，提供符合潮流之通信產品，為客戶間公認的商用電話系統領導廠商。
公司類型	通信業
公司規模	50~100人
導入時間	2016年

使用成果

效益

Gmail企業信箱幾乎無垃圾信件，也不需更換版本

國洋通信在使用Gmail企業信箱以前，和許多企業一樣使用桌面郵件軟體，然而其垃圾信過濾效果有限，平均每人每天至少仍有10多封垃圾信，需耗費不少時間刪除整理，除此之外還得擔心郵件主機遭受攻擊。因此，在汰換老舊郵件主機之際，決定轉換至Gmail企業信箱。轉移過後，除了不用再擔心垃圾信與主機遭受攻擊之外，也不必像桌面軟體一樣每隔幾年就需更換版本，凡是Google所提供的雲端服務，只要瀏覽器開啟就是最新版本，省去更新設備與軟體的成本。

會議記錄、工作分派、客戶提問、意見整合，全都可在Google網上論壇中完成

Google網上論壇對於國洋通信而言，是內部溝通與整理案件不可或缺的平台。國洋以自家開發的產品無紙化接收傳真，並自動將傳真內容傳遞至網上論壇，指派給相關的同事或群組，避免重複開啟或不曉得案件處理狀況。而在公司內部會議時，則可利用網上論壇紀錄會議過程，從提案、議程紀錄、工作指派到進度追蹤，皆可於此完成。國洋通信為ISO9001認可登錄廠商，產品設計變更、合約會審、客訴處理等皆需有嚴謹的處理程序，因此可利用網上論壇將資料與意見整合與快速搜尋。

作為商用話機生產與開發的國洋通信，同時也有提供客戶諮詢與技術支援的服務。利用網上論壇，能將過去客戶常見的提問與解答，以產品型號與問題種類為標籤，根據不同產品、不同問題綜合整理成常見問題的資料庫。既能幫助同仁迅速處理重複性的問題；也能讓客戶獲得最完整的資料。而需由同仁進一步追蹤處理的客訴案件，也能夠藉由是否已指派、已結案的標記，迅速檢視客訴案件是否都已獲得妥善的處理。

Google雲端服務的開放性，可自行寫Google Apps Script程式，快速將詢價單轉入報價單

由於Google比起其他廠商軟體或服務，更具開放性，因此可以自行撰寫Google Apps Script程式來整合G Suite的雲端工具，減少重複性的瑣碎事務。例如將詢價單連結放在公司官網上，訪客點入、填寫後透過Google表單與試算表的連動，再將此筆資料製成產品報價單，不需再重複輸入客人已填寫好的資料，省去了許多不必要的重複性動作。除了自行撰寫程式以外，Google線上應用程式商店中也有許多擴充工具與外掛可供應用，能夠依據自己的需求，擴充G Suite更多的功能。

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