導入 Google Workspace 推動組織轉型， 打造雲端協作新文化

摘要

台象股份有限公司（Zojirushi Taiwan）原本採用全地端伺服器進行文件與郵件管理，內部協作依賴傳統檔案伺服器。由於原有伺服器即將停止官方支援，導致資安疑慮浮現，預見到未來風險，遂開始尋找替代方案，最終決定全面導入 Google Workspace，以強化安全性與提升協作效率。導入前的地端架構存在多項限制：同仁無法同時編輯 Excel 或 Word 文件、難以即時共享資訊、權限與儲存管理不透明。這些瓶頸直接影響日常作業的效率與品質，也讓台象決心轉型上雲。

專業支援與全套解決方案

雖然 Google Workspace 也有單買帳號的選項，但為了獲得一整套的導入解決方案，最終選擇了田中系統的專人導入服務，包含導入顧問、後台設定、教育訓練、排程規劃與後續支援。也因田中系統具備專業聲譽，且網路評價良好，對台象來說是一個值得信賴的合作夥伴。

Google Workspace 導入關鍵成功因素

一、系統化的後台管理

田中系統協助台象快速掌握 Google Workspace 的後台設定，包括：

• 使用者與群組的權限控管
• 雲端硬碟的存取權與空間管理
• Google Chat 協作與任務分派功能

透過系統化的後台管理，不僅提升了資訊安全與資料共享的效率，也加強了跨部門、高層之間的溝通與協作，成為組織數位轉型的重要基礎。

二、彈性導入，因應高層需求變動

導入歷程雖歷經超過預期時程，主要因應主管高度重視資訊安全並追加設備管理需求，但整體流程與初期排程仍大致符合預期。面對高層臨時新增的需求，田中系統能即時調整方案，靈活應對，確保專案持續推進，展現了高度的專業度與彈性。透過明確的進度表，更容易與內部主管、跨部門溝通，也強化了對導入專案的掌握度。

三、管理層的支持與使用者溝通及適應

從 Outlook 轉換到 Gmail，即便初期員工反彈明顯，但考量到 Gmail 的安全性優勢和廣告阻擋等功能，基於整體安全性優先的原則，總經理採取全面停止使用 Outlook 的明確政策。並透過田中系統提供的教育訓練、影音資源與持續的溝通，逐步建立以 Google Workspace 為核心的協作文化。最終讓同仁不只學會新工具，更理解雲端協作的價值。

專人導入 Google Workspace，輕鬆推動組織現代化

這次導入不僅是技術平台的更新，更是一次內部文化與作業方式的革新。田中系統協助台象順利跨越從 Outlook 到 Gmail 的使用習慣差異，使整體導入不只是「上雲」，更是推動「組織現代化」的一部分。田中系統不只提供技術解決方案，更在變革管理、跨部門溝通與內部政策轉換上，協助企業在推動數位轉型的過程中更加快速與簡單。

導入後的具體效益

• 實現真正的協同作業，同步編輯文件無需再透過傳檔往返
• 提升資訊安全與統一管理的透明度
• 降低 IT 維運負擔，專注核心業務
• 強化跨部門與高層之間的協作與進度掌握

客戶心得

從導入初期到上線後的持續支援，田中系統展現了高度的專業度與彈性，不僅技術到位，面對我們內部政策變更和臨時需求調整，也能即時配合，讓我們非常放心。這次專案讓我們成功推動組織的現代化轉型，田中系統是真正值得信賴的夥伴。如果有其他企業正在考慮導入 Google Workspace，我們會很直接地建議：找田中就對了。

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