5分鐘瞭解 Google Workspace 懶人包

我們整理了一份 Google Workspace 懶人包，您只需花五分鐘就能瞭解 Google Workspace 是什麼，快速掌握 Google Workspace 與傳統辦公系統的差異、個人Gmail所沒有的企業帳號管控權及專有功能，現行的 Google Workspace 版本、費用、導入流程等相關資訊。本文歡迎轉載利用，因應消息會更新內文，建議轉載時可以附上連結。

Google Workspace 雲端工作 vs 傳統辦公系統

Google Workspace（舊名 G Suite）是 Google 專為企業設計的雲端辦公套組，包含 Gmail 企業信箱以及 Google 協作工具，對於多數300人以下的中小企業來說，比起導入各式各樣的系統，得花時間研究摸索，不如直接仰賴已做好萬全規劃的平台更為快速且輕鬆。

有些企業會擔心員工習慣使用 Office 作業或是客戶跟廠商都是使用 Office 檔案，但其實大家習慣使用的 Word、Excel、PowerPoint 等，都能在 Google 中找到相對應的文書工具，可以開啟/編輯 Office 檔案。雲端協作不僅不需要額外花錢安裝和更新版本，還能解決過去 Office 檔案無法多人同時開啟、共同編輯的情況，讓工作更有效率。

傳統辦公系統常見問題	Google Workspace 讓工作更有效率
儲存空間嚴重不足	30GB以上的儲存空間
在外工作不方便	開啟瀏覽器即可使用，不同裝置也能同步處理
郵件或檔案須經常備份	存放在雲端，安全性高，自動同步不必更新或備份
信件或資料量龐大時開啟或搜尋速度慢	資料量再大仍能快速開啟、搜尋
花費時間人力處理郵件問題	「Gmail」99.9%過濾垃圾信，收發信穩定，異常IP登入主動通知
員工離職後帳號交接困難	用信箱別名，讓新員工無痛接管離職員工信箱
Email附加檔案查找不易，有些檔案無法分享	透過「雲端硬碟」分享，檔案管理不混亂，搜尋速度快，可設定分享權限
僅能各自作業，檔案交接或查找不易	可多人同時在線上協作，畫面即時更新，檔案自動儲存
預約行程或會議不便	透過「Google日曆」管理辦公室資源、預約個人或公共行程更方便
公告新訊傳達沒效率	用「協作平台」製作入口網站統一公告，製作及更新維護容易
請假需用紙本或Email申請	利用「Google表單」請假，主管便於統整和管理
視訊會議設備成本高、維護不易，免費視訊APP又不穩定	「Google meet」視訊會議連線穩定，可分享個人螢幕，不受設備限制
無法自行撰寫程式擴充系統功能	具開放性的Google雲端工具，可自行撰寫程式也能使用擴充工具
需要配置技術人員或購買、建置系統	Google Workspace 功能多元、門檻低，尤其適合中小型企業，Google或經銷商可提供技術支援

Google Workspace 企業信箱 vs 個人Gmail

個人Gmail是免費的，企業用 Google Workspace 則需要付費，那可不可以使用個人Gmail就好呢？ Google Workspace 是從企業、團隊的角度出發，具有許多個人Gmail缺少且專為企業設計的功能，當中最大的差異是 Google Workspace 資源為企業所有，企業擁有所有帳號的最高管控權，可以管理帳戶中的業務資料。而個人Gmail是由個別使用者所有，公司無法管理個別員工的信箱帳號，因此當有職員離職時，所有該職員帳號累積至今的檔案、資料也會有一起跟著「離職」的風險。

下表列出 Google Workspace 企業信箱與個人Gmail的功能差異供大家參考：

功能項目	Google Workspace 企業信箱	個人Gmail
郵件名稱	~~~@企業網域名.com	~~~@gmail.com
管理權限	提供「管理者後台」管控帳號權限	無
支援服務	提供客服電話與信箱的支援服務	無
容量限制	30GB以上的容量，升級可享無限容量	15GB
垃圾信過濾	1.垃圾郵件偵測與篩選 2.回報/取消標示垃圾信 3.使用者垃圾郵件篩選器 4.電子郵件許可清單（白名單） 5.電子郵件黑名單 6.特定IP位址許可清單 7.機構單位的垃圾郵件篩選器	1.垃圾郵件偵測與篩選 2.回報/取消標示垃圾信 3.使用者垃圾郵件篩選器
其他服務	1.超過50項的雲端協作服務及應用程式 2.群組信箱每天可發送2,000封信	無

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• 個人Gmail信箱與 Google Workspace（Gmail企業信箱）的差別
• 企業專用的電子信箱 Gmail

Google Workspace 版本與費用

G Suite 有的三種帳號版本 Basic、Business 及 Enterprise，改版成 Google Workspace 後，目前販售的版本共有9種，分別為 Business 系列的 Business Starter、Busines Standard、Business Plus；Enterprise 系列的 Enterprise Essential、Enterprise Standard、Enterprise Plus，以及 Frontline 系列的 Frontline Starter、Frontline Standard。Enterprise 是 Business 的安全性加強系列，而 Frontline 則是專提供予前線人員的版本。

版本的選擇與公司需要的功能有關，像是稽核資料永久保留、應用程式製作工具、共用雲端硬碟、Cloud Search 快速搜尋全域資料等功能，都是 Business Starter 版本不具備的；容量反而不是優先考量，因為隨時都可以進行版本升級，如果沒有特殊需求，一開始可以先購買 Business Starter 版本就好。

※若您還是有些猶疑，Google 官方針對這些使用者，提供了為期14天的免費試用，而且透過經銷商田中系統申請更可獲得長達 30 天的試用機會。還沒使用過 Google Workspace 的企業，不妨趁此機會體驗看看，挑選出最適合自己的版本。

費用方面，依照各國經濟發展度與 Google Workspace 普及度而定，每個國家定價都不一樣，目前台灣定價為72美金，跟其他地區相同。雖然可以在價格比較便宜的國家購買，但 Google 會看大部分使用者的主要登入國家，如果被發現不一致的話，價格馬上會調高。

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• 不曉得該買哪種版本嗎？可參考 「Google Workspace 帳號版本選擇指南」
• Google 官方介紹：Google Workspace 詳細版本內容與實際應用範圍

Google Workspace 其他特殊版本

Google 有針對一些特殊的機關或公司，推出專享的版本優惠，目前包含了教育版、非營利版以及新創公司啟用版。下面做個簡單的介紹：

Google Workspace 教育版只對教育機關免費提供，適用對象包含幼兒園到高中各級學校、高等教育機構。除了免費版之外，也有付費版的 Google Workspace Enterprise for Education，可以直接向 Google 申請或是找有支援教育版的經銷商購買。

Google Workspace 非營利版是針對非營利組織 (org.tw) 免費提供，可使用 Business Starter 版本＋共用雲端硬碟，且帳號數無限制。若需要更多企業級功能和管理員控制項，升級至 Google Workspace 其他版本時也能獲得專屬折扣。非營利版本無法透過經銷商購買，只能直接向Google申請，折扣亦同。

雖然沒有所謂的 Google Workspace 新創公司版，但 Google 有 Startup Program，裡面就包含了 Google Workspace。申請條件比較特殊，不是自己開公司就能申請，必須是未經收購或首次公開募股的企業，並考慮與 Google Cloud 長期合作來拓展事業，才有資格進行申請，且 Google 擁有此審核的最終決定權。

除了上述特殊機關之外，Google Workspace 有免費版可以使用嗎？Google Workspace 的前前身是Google Apps，當時是有提供免費版的，到現在也還可以使用，但2012年6月過後 Google 已不再提供免費版。

Google官方針對想要開始使用 Google Workspace 的用戶，提供了許多支援文件可以參考。若您仍有諸多疑問或害怕自己進行設定，田中系統提供導入前的免費諮詢服務及導入後的技術支援，讓您能夠安心的展開雲端辦公環境新生活。

Google Workspace 的導入流程

首先，必須擁有自己專屬的網域（<貴公司>.com），才能申請 Google Workspace，如果已有公司網域，即可向 Google（沒有發票）或經銷商（可開立發票）申請 Google Workspace 免費試用，申請時必須驗證網域擁有權，確認完之後再更改 DNS 的 MX 郵件紀錄指向。試用期結束後，若決定繼續使用，再依需求付款購買即可。

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