Google Workspace 是什麼？一次搞懂 Google Workspace 功能特色、版本費用、購買方式、導入指南

專欄發布日期：2025.01.23

隨著遠端辦公與現代工作型態的改變，越來越多企業投向雲端辦公軟體的懷抱，我們整理了一份 Google Workspace 懶人包，您只需花 10 分鐘就能瞭解 Google Workspace 是什麼、與傳統辦公系統的差異、現行的版本、費用、導入流程、有哪些個人 Gmail 所沒有的企業功能等相關資訊。本文歡迎轉載利用，因應消息會更新內文，建議轉載時可以附上連結。

Google Workspace 是什麼？與傳統辦公系統的差別？

Google Workspace（舊名 G Suite）是 Google 專為企業設計的雲端辦公套組，包含 Gmail 企業信箱、雲端硬碟以及 Meet 商用視訊會議、團隊整合式的線上日曆、Chat 內部通訊平台、可團隊協作的文件與試算表、表單、簡報等多項應用程式。對於 300 人以下的中小企業來說，比起導入各式各樣的系統，得花時間研究摸索，不如直接仰賴已做好萬全規劃的平台更為快速且輕鬆。

有些企業想轉換卻擔心員工習慣使用 Office 作業，或是客戶跟廠商都是使用 Office 檔案，但其實 Word、Excel、PowerPoint 都能在 Google Workspace 中找到相對應的文書工具，仍舊可以開啟或編輯 Office 檔案。然而雲端協作不僅不需要額外花錢安裝和更新版本，還能解決過去 Office 檔案無法多人同時開啟、共同編輯的情況，無論身處何地，都能與夥伴們透過雲端同步工作，讓工作更有效率。

使用 Google Workspace 的優點

• 電子郵件地址可顯示專屬的企業網域：郵件地址是專屬網域 @yourdomain.com 或是 @gmail.com，會影響企業給使用者的專業度及信賴感。
• 雲端硬碟有更多儲存空間：雖然依照購買的 Google Workspace 版本有不同的儲存空間上限，但使用者的儲存空間可共用，每增加 1 個帳號即可提高 30GB～5TB 的容量。
• 遠端辦公輕而易舉：所有功能皆在雲端操作，居家或遠端辦公都沒有問題，只要有網路，輸入 URL 即可輕鬆查看資料，不論線上、離線狀態都能編輯、儲存檔案。如您常因不進公司就無法作業而困擾，推薦一定要試試 Google Workspace。
• 可同時協作不打架：Google Workspace 讓使用者能一邊互相確認，一邊同時編輯檔案，因此讓工作更有效率。
• 具備強大的搜尋功能：只要在 Google 雲端硬碟的搜尋欄輸入檔案名稱，就能輕鬆找到過去製作的資料。Gmail 裡的搜尋功能則可以快速找出收發信件的內容。
• 具備管理功能可以強化企業的安全性：可指派管理員來統一管理企業的所有使用者，不但能控管資料的存取權限，也能追蹤使用者行為與歷史紀錄，或是進一步強化安全性，例如要求使用者設定高強度密碼、2步驟驗證，收到可疑信件或裝置遭駭入時立即發送系統警告通知、遠端封鎖裝置登入帳戶等等，防止帳戶遭到盜用。

Google Workspace 企業信箱與個人 Gmail 的差別

個人 Gmail 是免費的，企業用 Google Workspace 則需要付費，那可不可以使用個人 Gmail 就好呢？ Google Workspace 是從企業、團隊的角度出發，具有許多個人 Gmail 缺少且專為企業設計的功能，當中最大的差異是 Google Workspace 資源為企業所有，企業擁有所有帳號的最高管控權，可以管理帳戶中的業務資料。而個人 Gmail 是由個別使用者所有，公司無法管理個別員工的信箱帳號，因此當有職員離職時，所有該職員帳號累積至今的檔案、資料也會有一起跟著「離職」的風險。詳情請參考《個人Gmail信箱與 Google Workspace（Gmail企業信箱）的差別》。

Google Workspace 版本與費用

目前販售的版本共有9種：Frontline Starter 是為第一線員工設計的協作和通訊工具，Frontline Standard 則涵蓋 Frontline Starter 的所有功能，並提供額外的安全與管理控制項。Business Starter 包含雲端辦公基礎功能，Business Standard 更適合部門團隊使用，Business Plus 則具備較高的安全性。Enterprise Essentials 適合本身已有信箱的使用者，Enterprise Essentials Plus 則適合本身已有信箱並需要進階資料保護的使用者。Enterprise Standard 提供進階企業管理及客製化功能，如果需要極高安全性，Enterprise Plus 版本最能符合您的需求。

要選擇哪一種版本，與您公司需要的功能有關，容量反而不是優先考量，因為隨時都可以進行版本升級。如果沒有特殊需求，一開始可以先購買 Business Starter 版本就好，但如果您需要稽核資料永久保留、應用程式製作工具、共用雲端硬碟、Cloud Search 快速搜尋全域資料等功能，則必須購買更高階的版本。歡迎參考相關文章《Google Workspace 帳號版本選擇指南》，或是官方介紹《Google Workspace 詳細版本內容與實際應用範圍》。

※若您還是有些猶疑，Google 官方有提供為期 14 天的免費試用，若您要進行 POC（Proof of Concept）需較長時間，可透過田中系統協助申請30天的免費試用，不妨趁此機會體驗看看，挑選出最適合自己的版本。

費用方面，依照各國經濟發展度與 Google Workspace 普及度而定，每個國家定價都不一樣，雖然可以在價格比較便宜的國家購買，但 Google 會看大部分使用者的主要登入國家，如果被發現不一致的話，價格馬上會調高，台灣的收費方式請參考價格一覽表。
若帳號數量多，透過田中系統購買 Google Workspace 年約方案有機會獲得比官方優惠的價格，歡迎填寫線上表單，親切的專員將會盡速與您聯繫，提供準確的金額。若您先前是透過 Google 官方或其他經銷商購買，也可轉移到田中系統，享有更多元的服務。

Google Workspace 的購買方式

您可以直接跟 Google 官方（公司登記在新加坡）刷卡購買，或是透過台灣的 Google 經銷商購買。自行向官方申請 Google Workspace 者，需要設定 DNS、建立後台，並以信用卡支付費用且不提供發票，可參考《3步驟設定 Gmail 公司信箱》頁面說明。但如果是公司行號需要開立發票，必須向經銷商購買，我們也寫了一篇文章分享《為什麼找 Google Workspace 經銷商買比較好？》供您參考。

田中系統的服務皆可用遠端方式提供，若您希望迅速建立雲端辦公環境，歡迎參考我們的服務流程，最快1個工作天內可開通帳號。如果帳號數未達5個，或是單純想要開立發票、無須其他技術支援，也可選擇代收代付開發票服務。

導入 Google Workspace 要注意什麼？

首先，必須擁有自己專屬的網域（<貴公司>.com），才能申請 Google Workspace，如果已有公司網域，即可向 Google（沒有發票）或經銷商（可開立發票）申請 Google Workspace 免費試用。申請時必須驗證網域擁有權，確認完之後再更改 DNS 的 MX 郵件紀錄指向。試用期結束後，若決定繼續使用，再依需求付款購買即可。

比起中大規模的企業，小公司因為人員配置較單純，通常能更快地完成 Google Workspace 系統轉換，推薦小公司可以向田中系統購買網域註冊與 DNS 管理服務，將有專人協助您在3天內完成設定。而中大規模企業在導入 Google Workspace 時，若已有建立好的系統或硬體設備，必須更縝密地計畫轉換步驟，按部就班地引進 Google Workspace。

身為 Google 菁英合作夥伴，田中系統具備多年導入經驗，除了協助企業申請 Google Workspace，更有客服支援、API自動化等服務，另可提供 Exchange 郵件系統遷移、檔案主機遷移、現有 Email+ Google Workspace 自由配，或是其他客製化的串接服務，我們也有提供中英日三語版本的線上課程或是客製 / 到府授課，讓您的員工能夠更快上手喔！

Google Workspace 的主要功能及活用方法

【Gmail】阻擋99.9%的垃圾信件

Gmail 是 Google 提供的高安全性電子信箱服務，所有的信件保存於雲端，也具備信件搜尋功能。強大的垃圾信件篩選機制可以為使用者阻擋超過99.9%的垃圾郵件、網路詐騙和惡意攻擊，最適合作為企業信箱使用。

活用 Google 介面上的側邊面板，即可在同一畫面中同步確認日曆、待辦事項，無需再切換分頁，工作效率也會隨之提升。

詳細介紹：付費版 Gmail 的好處、功能特色及價格完整介紹

【Google 雲端硬碟】大容量的線上儲存空間

Google 雲端硬碟是 Google 提供的雲端檔案儲存空間，將資料保存在網路上，一份資料可由複數使用者共同擁有。即便檔案存取權僅由某一位使用者擁有，依舊可與他人同步編輯。另外，Google 雲端硬碟可針對不同使用者設定檢視、編輯權限。

使用 Office 製作的資料只要上傳至 Google 雲端硬碟，也能使用 Google Workspace 厲害的「同步編輯」功能，立即線上編輯、存檔、分享。

詳細介紹：Google 雲端硬碟 （Google Drive）是什麼？使用的好處及價格？

【Google 日曆】團隊、組織之間可共用的日曆

Google 日曆是 Google 以企業為出發點所設計的整合式線上日曆，可依團隊需求作為資源管理與安排的工具。可在自己的日曆畫面查看同事的預定行程，幫助加速預定會議的時間。若為多人會議，還能自動顯示同一機構網域中電子郵件空著的時段。

另可為會議室設定日曆資源，員工就能即時確認會議室能否使用，亦能提前預約。最後，只要開啟 Gmail 通知功能，就能在一天的開始確認當日行程，更加活用 Google 日曆。

詳細介紹：Google 日曆是什麼？使用的好處？

【Google 文件、試算表、簡報】工作必備的工具一次備齊

Google 文件、Google 試算表、Google 簡報提供多人同時線上編輯，並能自動儲存。

通過活用「指派」功能，在檔案任一處指派給特定使用者或是留下評論，而被指派的使用者會收到系統發出的自動通知信，無需再一位一位聯絡，讓作業流程更有效率。

【Google Meet】無論在哪都能安全地進行視訊會議

Google Meet 是 Google 提供的不須安裝任何軟體的線上視訊會議服務。在 Google 日曆上預約會議並發送通知，使用者即可收到會議連結的邀請信，簡單開始視訊會議。

Google Meet 除了有錄影、白板功能，還能不中斷視訊，在會議期間進行投票及 Q&A。使用者可以自由發問問題，若其他人員有一樣的問題可以點擊認同，讓會議主持人能針對與會者最在意的問題給予答覆。

詳細介紹：Google Meet 是什麼？使用的好處？

【Google Chat】幫助順暢溝通的即時通訊平台

Google Chat 是企業可安全地進行一對一或多人的即時通訊平台，創建獨立群組（空間）及對話串，可用於追蹤專案進度。每個群組的人數上限最多可達8,000名，推動大型專案時務必活用此功能。

溝通期間如想直接視訊討論，從聊天畫面中即可發起「Google Meet」視訊會議，無需另外寄送視訊連結，工作更方便。

【Google 表單】讓製作問卷及蒐集回答更簡單

Google 表單是輕鬆製作問卷調查的線上工具，只需輸入文字、選擇問題類型（簡答題、單選題、複選題等），就能完成一份問卷。

問卷的答覆自動整理在 Google 試算表，大幅縮短統計、整理答案的時間。通過權限設定，Google 表單可以是內部限定的問卷調查，也能是開放外部填寫的聯絡表單。

並且 Google 表單可依照使用者的回覆，引導至不同的問題。比如說「如在問題1選擇①，則繼續前往問題2作答；如選擇②則請跳到問題3作答」的情況下，只要設定「根據答案前往相關區段」，即可自動將選擇②的使用者直接帶往問題3，無需額外說明或動作，即可確保使用者順利作答到最後一題。

【Google 協作平台】不需專業知識，任誰都能輕鬆創建網站

有了 Google 協作平台，即便不懂 HTML、CSS、Javascript 這些專業知識，也能簡單製作網站。可從範本庫中選擇喜歡的設計，也能串連 Google 雲端硬碟的資料。

Google 協作平台一樣可以通過設定檢視、編輯權限，管理可查看網站的人。如希望只有企業內部知道連結的使用者查看，請在共用設定中選擇「知道連結的使用者」或「企業名稱」，並點擊”完成”按鈕，該名使用者登入 Google 帳戶後就能查看協作平台。因此，Google 協作平台很常被作為企業入口網站或學校的校友專用網站使用。

【Google Keep】電腦或手機都能使用的備忘錄功能

Google Keep 是可以離線使用的備忘錄，還具備提醒、標籤及自動將語音轉換成文字的功能，故可作為作業管理工具使用。更棒的是 Google Keep 的備忘錄不會被計算在容量內。

「擷取圖片文字」是 Google Keep 便利的功能之一，如圖片內有文字、符號，即可一鍵擷取文字，將其轉換為備忘錄的內容。

【管理控制台】通過集中管理加強安全性來保護您的企業

Google 管理控制台可以管理所有 Google Workspace 服務，像是增加／刪除使用者、付款管理、設定安全金鑰、遠端鎖定帳戶都能辦到。

管理控制台也能在行動裝置上進行管理，有些企業會分發公司手機給員工，透過行動裝置管理功能，可以管理手機內已安裝的 APP 和監控與留存帳戶活動。

因此，如有像業務或經常出差的員工發放公司手機，也能藉此功能在手機不慎被盜或丟失時，立即遠端鎖定裝置，也無需擔心手機被員工用來處理私人事務。

詳細說明：Google 管理控制台是什麼？使用的好處、功能特色及價格完整介紹